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Personalmanagement

Offboarding: Mitarbeiter professionell verabschieden

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Alles hat ein­mal ein Ende, und auch Arbeits­ver­hält­nis­se hal­ten nicht ewig. Die Tren­nung von einem geschätz­ten Mit­ar­bei­ter ist für Unter­neh­men immer schmerz­haft, denn mit ihm geht auch wert­vol­les Know-how ver­lo­ren. Doch anstatt den Abschied per­sön­lich zu neh­men, soll­te man ihn als Chan­ce betrach­ten. Mit einem gere­gel­ten, pro­fes­sio­nel­len Off­boar­ding-Pro­zess haben Sie die ein­ma­li­ge Mög­lich­keit, Ihre Arbeit­ge­ber­mar­ke zu stär­ken. Wie? Das erfah­ren Sie in die­sem Artikel.

Vier Gründe, warum sich eine Offboarding-Strategie lohnt

Tritt ein neu­er Mit­ar­bei­ter sei­nen Job an, wird er mit beson­ders viel Auf­merk­sam­keit bedacht. Arbeit­ge­ber sind bemüht, Neu­lin­gen das Gefühl zu geben, will­kom­men zu sein, und sie rasch ins Team zu inte­grie­ren – in der Hoff­nung, dass sie lang­fris­tig im Unter­neh­men blei­ben. Wäh­rend in ein ordent­li­ches Onboar­ding in der Regel eini­ges an Zeit inves­tiert wird, wid­met man sich dem Off­boar­ding-Pro­zess oft mit viel weni­ger Sorg­falt. Dabei kann eine durch­dach­te Off­boar­ding-Stra­te­gie ein Unter­neh­men und sei­ne Kul­tur maß­geb­lich verbessern:

#1 Inves­ti­ti­on in die Zukunft

Der Fach­kräf­te­man­gel macht vie­len Unter­neh­men bei der Suche nach neu­en Mit­ar­bei­tern zu schaf­fen. Umso wich­ti­ger ist, dass sowohl bestehen­de als auch ehe­ma­li­ge Beschäf­tig­te ihren Arbeit­ge­ber posi­tiv wahr­neh­men. Wenn Sie Ihre Arbeit­neh­mer als Mar­ken­bot­schaf­ter gewin­nen, die sich in ihrem Umfeld wohl­ge­son­nen über Ihr Unter­neh­men äußern oder Bekann­ten sogar nahe­le­gen, sich zu bewer­ben, kann Sie das im Recrui­t­ing unter­stüt­zen. Ein ange­neh­mes Off­boar­ding prägt den Ein­druck, den Sie bei Ihren Mit­ar­bei­tern hin­ter­las­sen, eben­falls. Ein trif­ti­ger Grund also, um inten­siv über die­ses The­ma nachzudenken.

#2 Posi­ti­ve Mes­sa­ge an Mitarbeiter

Wie reagie­ren Sie in der Regel, wenn Ihnen ein Mit­ar­bei­ter sei­ne Absicht mit­teilt, das Unter­neh­men zu ver­las­sen? Behan­deln Sie ihn ab die­sem Zeit­punkt wie Luft und stra­fen ihn für sei­ne Ent­schei­dung ab? Wenn ja, soll­ten Sie Ihr Ver­hal­ten schnells­tens über­den­ken. Ver­set­zen Sie sich in die Posi­ti­on Ihres Beschäf­tig­ten: Mög­li­cher­wei­se war er schon jah­re­lang für Sie tätig, hat aber nun das Bedürf­nis, sich in eine ganz ande­re Rich­tung zu ent­wi­ckeln und weiß genau, dass er es bereu­en wür­de, wür­de er sei­nem Bauch­ge­fühl nicht folgen.

Schen­ken Sie statt der bösen Bli­cke lie­ber Blu­men oder Pra­li­nen. Bedan­ken Sie sich im Rah­men einer gemein­sa­men Abschluss­run­de für die erbrach­te Leis­tung und wün­schen Sie schei­den­den Mit­ar­bei­tern alles Gute für ihre Zukunft. So signa­li­sie­ren Sie der übri­gen Beleg­schaft, dass Kün­di­gun­gen nie­man­dem übel genom­men wer­den, auch wenn es für das Unter­neh­men einen Ver­lust bedeutet.

#3 Chan­ce für Reflexion

Zu jedem guten Off­boar­ding gehört ein abschlie­ßen­des Exit-Gespräch, in dem bei­de Par­tei­en ein­an­der Feed­back geben dür­fen. Ver­ges­sen Sie nie: Kein Unter­neh­men ist per­fekt und eine erfolg­rei­che Employ­er Brand kein Zustand, son­dern ein Pro­zess. Haben Sie des­we­gen ein offe­nes Ohr für Ihre Mit­ar­bei­ter, auch für jene, die sich vom Unter­neh­men tren­nen. Holen Sie Feed­back ein und ver­su­chen Sie, etwai­ge Vor­schlä­ge je nach Mög­lich­keit umzu­set­zen. Dadurch ver­bes­sern Sie die Arbeits­si­tua­ti­on für aktu­el­le und künf­ti­ge Beschäf­tig­te glei­cher­ma­ßen und zei­gen, dass Sie offen für Ver­än­de­run­gen sind.

#4 Zuge­ständ­nis für die Verbliebenen

Wenn ein Mit­ar­bei­ter geht, ver­tei­len sich die ursprüng­lich von ihm erle­dig­ten Auf­ga­ben auf sei­ne Kol­le­gen um. Der erhöh­te Workload ist sicher­lich kein Grund zur Freu­de, hat man doch ver­mut­lich selbst alle Hän­de voll zu tun. Stel­len Sie sicher, dass Über­ga­ben ordent­lich durch­ge­führt wer­den und die ver­blei­ben­den Beschäf­tig­ten nicht ohne aus­rei­chend Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen und Brie­fing zurück­blei­ben. So kön­nen Pro­jek­te ohne nen­nens­wer­te Bruch­stel­len über­nom­men und in wei­te­rer Fol­ge abge­wi­ckelt werden.

Offboarding: So machen Sie es richtig

Ein lang­jäh­ri­ger Mit­ar­bei­ter kün­digt. Sie sind über­rascht, damit hät­ten Sie nicht gerech­net. Doch Sie fan­gen sich schnell wie­der und über­le­gen bereits, wel­che Schrit­te Sie nun unter­neh­men müs­sen, um den Off­boar­ding-Pro­zess so effi­zi­ent wie mög­lich zu gestalten.

Kom­mu­ni­zie­ren Sie rasch

Auch wenn noch nicht alle Ein­zel­hei­ten bezüg­lich des Aus­stiegs geklärt sind, soll­ten Sie nicht all­zu lang war­ten, um die ande­ren Mit­ar­bei­ter über die­se Ver­än­de­rung zu infor­mie­ren. Nichts facht die Ver­brei­tung von Fehl­in­for­ma­tio­nen so sehr an wie Unge­wiss­heit. Set­zen Sie ande­re Füh­rungs­kräf­te und die Per­so­nal­ab­tei­lung daher mög­lichst zeit­nah über die Kün­di­gung in Kennt­nis, damit die­se Infor­ma­ti­on rasch kom­mu­ni­ziert wer­den und das Auf­kom­men von Gerüch­ten ver­hin­dert wer­den kann.

Am bes­ten sen­den Sie ein for­ma­les E‑Mail aus, in dem Sie dem Mit­ar­bei­ter alles Gute wün­schen und gege­be­nen­falls auch den Kün­di­gungs­grund anfüh­ren. Erwäh­nen Sie auch, dass die Beschäf­tig­ten sich bei Fra­gen jeder­zeit an die jewei­li­ge Füh­rungs­kraft oder die Per­so­nal­ab­tei­lung wen­den kön­nen. Im Anschluss wird die IT-Abtei­lung infor­miert, um den Off­boar­ding-Pro­zess ins Rol­len zu bringen.

Unter­la­gen vorbereiten

Eine Kün­di­gung ist immer mit büro­kra­ti­schem Auf­wand ver­bun­den. Fol­gen­de Doku­men­te sind beson­ders wichtig:

  • Rücktrittserklärung oder Kündigung

  • Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbot (wenn nötig)

  • Leistungsdokumente (Erläuterung der laufenden Leistungen, Arbeitslosenversicherung etc.)

Schüt­zen Sie sich vor recht­li­chen Pro­ble­men, indem Sie den gesam­ten Vor­gang doku­men­tie­renund sämt­li­che Unter­la­gen als Kopie abspei­chern. Ein unter­schrie­be­nes Kün­di­gungs­schrei­ben bewahrt Sie bei­spiels­wei­se vor ver­är­ger­ten Betrof­fe­nen, die behaup­ten, sie sei­en über ihre Ent­las­sung nicht infor­miert worden.

Wis­sens­trans­fer initiieren

Unter­neh­men ver­lie­ren bei einer Kün­di­gung nicht nur den Mit­ar­bei­ter selbst, son­dern sein in der Fir­ma auf­ge­bau­tes Wis­sen und sämt­li­che Fähig­kei­ten gleich mit dazu. Wenn Sie nicht viel Zeit inves­tie­ren wol­len, um den Nach­fol­ger ein­zu­schu­len oder das Know-how gar gänz­lich ver­lie­ren möch­ten, soll­ten Sie so schnell wie mög­lich den Wis­sens­trans­fer ein­lei­ten. Damit stel­len Sie sicher, dass alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen dem Unter­neh­men erhal­ten bleiben. 

In einem Gespräch mit dem aus­schei­den­den Mit­ar­bei­ter soll­ten Sie unter ande­rem die­se Fra­gen klären:

Lässt sich Ihr Alltag in einzelne Schritte einteilen?
Wiederholen sich manche Projekte? (z. B. wöchentlich, monatlich, etc.) Wenn ja, welche und wie werden diese vorbereitet?
Auf welche Dateien muss Ihr Nachfolger Zugriff haben?
In welchen Systemen muss Ihr Nachfolger geschult werden?
Welche Ansprechpartner außer- und innerhalb des Unternehmens müssen über den Wechsel informiert werden?
Welche Aufgaben haben Priorität?

Abschlie­ßen­des Exit-Interview

Zum Off­boar­ding-Pro­zess soll­te unbe­dingt ein Exit-Inter­view gehö­ren. Hat der Mit­ar­bei­ter wegen Unzu­frie­den­heit oder Kon­flik­ten gekün­digt, kann ein klä­ren­des Gespräch hel­fen, sol­che Situa­tio­nen in Zukunft zu ver­mei­den. Die direk­te Füh­rungs­kraft soll­te das Inter­view jedoch nicht allei­ne füh­ren – zie­hen Sie am bes­ten eine neu­tra­le Per­so­nen, bei­spiels­wei­se den Per­so­nal­ma­na­ger, hin­zu. Falls Kri­tik geäu­ßert wird, soll­ten Sie sie ernst neh­men.

Hier eini­ge Beispielfragen:

Hat der Job Ihre Erwartungen erfüllt?
Hatten Sie die notwendigen Ressourcen, um Ihre Aufgaben zu erledigen?
Würden Sie Ihren Freunden unser Unternehmen empfehlen? Warum bzw. warum nicht?
Was hätten wir tun können, um Sie vom Bleiben zu überzeugen?
Wie würden Sie die Beziehung zu Ihrer direkten Führungskraft beschreiben?
Wie können wir uns verbessern?

Unter­neh­mens­be­sitz zurückfordern

Ver­ges­sen Sie auf kei­nen Fall, bei der Ver­ab­schie­dung eines Mit­ar­bei­ters das Fir­men­ei­gen­tum zurück­zu­ver­lan­gen. Das kön­nen Han­dys oder Lap­tops sein, aber auch Schlüs­sel, Aus­wei­se oder Sicher­heits­kar­ten. Etwai­ge Fir­men-Kre­dit­kar­ten und Spe­sen­kon­ten, die auf den Namen des betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ters lau­fen, müs­sen umge­hend geschlos­sen werden.

Ver­ab­schie­dung

Jeder Mit­ar­bei­ter, vor allem lang­jäh­ri­ge, ver­die­nen sich einen per­sön­li­chen Abschied, bei dem der Arbeit­ge­ber sich noch ein letz­tes Mal offi­zi­ell für die Zusam­men­ar­beit bedankt.

Ver­an­stal­ten Sie eine Fei­er, bei der die übri­gen Kol­le­gen die Mög­lich­keit haben, sich in einem unge­zwun­ge­nen Rah­men zu ver­ab­schie­den. Auch der Arbeit­ge­ber soll­te anwe­send sein und ein paar Wor­te zum Abschied fin­den. Die Rede darf auf kei­nen Fall geküns­telt klin­gen – man soll­te sich um Authen­ti­zi­tät bemü­hen und pein­li­che bzw. unan­ge­neh­me Geschich­ten außen vor lassen.

Die Abschieds­fei­er dient in ers­ter Linie dazu, die Leis­tun­gen des schei­den­den Mit­ar­bei­ters noch ein­mal her­vor­zu­he­ben. Zei­gen Sie, dass Sie ihn den­noch schät­zen, ihn in sei­nem Vor­ha­ben unter­stüt­zen und dank­bar sind für die Zeit, die er in Ihrem Unter­neh­men ver­bracht hat. So blei­ben Sie nicht nur ehe­ma­li­gen, son­dern auch aktu­el­len Beschäf­tig­ten posi­tiv in Erinnerung.

Tür für Rück­kehr offen lassen

Zwar kommt es eher sel­ten vor, dass Ex-Kol­le­gen wie­der ins Unter­neh­men zurück­keh­ren. Aber man soll nie­mals nie sagen und sich vor allem nicht vor der Mög­lich­keit ver­schlie­ßen. Die soge­nann­ten Bume­rang-Mit­ar­bei­ter brin­gen näm­lich den Vor­teil mit sich, nicht von Grund auf neu ein­ge­schult wer­den zu müs­sen, weil sie mit dem Unter­neh­men bereits ver­traut sind. Sie tun daher gut dar­an, mit dem Betrof­fe­nen in Kon­takt zu blei­ben, bei­spiels­wei­se über Online-Netzwerke.

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