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Personalmanagement

Offboarding: Mitarbeiter professionell verabschieden

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Alles hat einmal ein Ende, und auch Arbeitsverhältnisse halten nicht ewig. Die Trennung von einem geschätzten Mitarbeiter ist für Unternehmen immer schmerzhaft, denn mit ihm geht auch wertvolles Know-how verloren. Doch anstatt den Abschied persönlich zu nehmen, sollte man ihn als Chance betrachten. Mit einem geregelten, professionellen Offboarding-Prozess haben Sie die einmalige Möglichkeit, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Wie? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Vier Gründe, warum sich eine Offboarding-Strategie lohnt

Tritt ein neuer Mitarbeiter seinen Job an, wird er mit besonders viel Aufmerksamkeit bedacht. Arbeitgeber sind bemüht, Neulingen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und sie rasch ins Team zu integrieren – in der Hoffnung, dass sie langfristig im Unternehmen bleiben. Während in ein ordentliches Onboarding in der Regel einiges an Zeit investiert wird, widmet man sich dem Offboarding-Prozess oft mit viel weniger Sorgfalt. Dabei kann eine durchdachte Offboarding-Strategie ein Unternehmen und seine Kultur maßgeblich verbessern:

#1 Investition in die Zukunft

Der Fachkräftemangel macht vielen Unternehmen bei der Suche nach neuen Mitarbeitern zu schaffen. Umso wichtiger ist, dass sowohl bestehende als auch ehemalige Beschäftigte ihren Arbeitgeber positiv wahrnehmen. Wenn Sie Ihre Arbeitnehmer als Markenbotschafter gewinnen, die sich in ihrem Umfeld wohlgesonnen über Ihr Unternehmen äußern oder Bekannten sogar nahelegen, sich zu bewerben, kann Sie das im Recruiting unterstützen. Ein angenehmes Offboarding prägt den Eindruck, den Sie bei Ihren Mitarbeitern hinterlassen, ebenfalls. Ein triftiger Grund also, um intensiv über dieses Thema nachzudenken.

#2 Positive Message an Mitarbeiter

Wie reagieren Sie in der Regel, wenn Ihnen ein Mitarbeiter seine Absicht mitteilt, das Unternehmen zu verlassen? Behandeln Sie ihn ab diesem Zeitpunkt wie Luft und strafen ihn für seine Entscheidung ab? Wenn ja, sollten Sie Ihr Verhalten schnellstens überdenken. Versetzen Sie sich in die Position Ihres Beschäftigten: Möglicherweise war er schon jahrelang für Sie tätig, hat aber nun das Bedürfnis, sich in eine ganz andere Richtung zu entwickeln und weiß genau, dass er es bereuen würde, würde er seinem Bauchgefühl nicht folgen.

Schenken Sie statt der bösen Blicke lieber Blumen oder Pralinen. Bedanken Sie sich im Rahmen einer gemeinsamen Abschlussrunde für die erbrachte Leistung und wünschen Sie scheidenden Mitarbeitern alles Gute für ihre Zukunft. So signalisieren Sie der übrigen Belegschaft, dass Kündigungen niemandem übel genommen werden, auch wenn es für das Unternehmen einen Verlust bedeutet.

#3 Chance für Reflexion

Zu jedem guten Offboarding gehört ein abschließendes Exit-Gespräch, in dem beide Parteien einander Feedback geben dürfen. Vergessen Sie nie: Kein Unternehmen ist perfekt und eine erfolgreiche Employer Brand kein Zustand, sondern ein Prozess. Haben Sie deswegen ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeiter, auch für jene, die sich vom Unternehmen trennen. Holen Sie Feedback ein und versuchen Sie, etwaige Vorschläge je nach Möglichkeit umzusetzen. Dadurch verbessern Sie die Arbeitssituation für aktuelle und künftige Beschäftigte gleichermaßen und zeigen, dass Sie offen für Veränderungen sind.

#4 Zugeständnis für die Verbliebenen

Wenn ein Mitarbeiter geht, verteilen sich die ursprünglich von ihm erledigten Aufgaben auf seine Kollegen um. Der erhöhte Workload ist sicherlich kein Grund zur Freude, hat man doch vermutlich selbst alle Hände voll zu tun. Stellen Sie sicher, dass Übergaben ordentlich durchgeführt werden und die verbleibenden Beschäftigten nicht ohne ausreichend Hintergrundinformationen und Briefing zurückbleiben. So können Projekte ohne nennenswerte Bruchstellen übernommen und in weiterer Folge abgewickelt werden.

Offboarding: So machen Sie es richtig

Ein langjähriger Mitarbeiter kündigt. Sie sind überrascht, damit hätten Sie nicht gerechnet. Doch Sie fangen sich schnell wieder und überlegen bereits, welche Schritte Sie nun unternehmen müssen, um den Offboarding-Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.

Kommunizieren Sie rasch

Auch wenn noch nicht alle Einzelheiten bezüglich des Ausstiegs geklärt sind, sollten Sie nicht allzu lang warten, um die anderen Mitarbeiter über diese Veränderung zu informieren. Nichts facht die Verbreitung von Fehlinformationen so sehr an wie Ungewissheit. Setzen Sie andere Führungskräfte und die Personalabteilung daher möglichst zeitnah über die Kündigung in Kenntnis, damit diese Information rasch kommuniziert werden und das Aufkommen von Gerüchten verhindert werden kann.

Am besten senden Sie ein formales E-Mail aus, in dem Sie dem Mitarbeiter alles Gute wünschen und gegebenenfalls auch den Kündigungsgrund anführen. Erwähnen Sie auch, dass die Beschäftigten sich bei Fragen jederzeit an die jeweilige Führungskraft oder die Personalabteilung wenden können. Im Anschluss wird die IT-Abteilung informiert, um den Offboarding-Prozess ins Rollen zu bringen.

Unterlagen vorbereiten

Eine Kündigung ist immer mit bürokratischem Aufwand verbunden. Folgende Dokumente sind besonders wichtig:

  • Rücktrittserklärung oder Kündigung

  • Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbot (wenn nötig)

  • Leistungsdokumente (Erläuterung der laufenden Leistungen, Arbeitslosenversicherung etc.)

Schützen Sie sich vor rechtlichen Problemen, indem Sie den gesamten Vorgang dokumentierenund sämtliche Unterlagen als Kopie abspeichern. Ein unterschriebenes Kündigungsschreiben bewahrt Sie beispielsweise vor verärgerten Betroffenen, die behaupten, sie seien über ihre Entlassung nicht informiert worden.

Wissenstransfer initiieren

Unternehmen verlieren bei einer Kündigung nicht nur den Mitarbeiter selbst, sondern sein in der Firma aufgebautes Wissen und sämtliche Fähigkeiten gleich mit dazu. Wenn Sie nicht viel Zeit investieren wollen, um den Nachfolger einzuschulen oder das Know-how gar gänzlich verlieren möchten, sollten Sie so schnell wie möglich den Wissenstransfer einleiten. Damit stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen dem Unternehmen erhalten bleiben.

In einem Gespräch mit dem ausscheidenden Mitarbeiter sollten Sie unter anderem diese Fragen klären:

Lässt sich Ihr Alltag in einzelne Schritte einteilen?
Wiederholen sich manche Projekte? (z. B. wöchentlich, monatlich, etc.) Wenn ja, welche und wie werden diese vorbereitet?
Auf welche Dateien muss Ihr Nachfolger Zugriff haben?
In welchen Systemen muss Ihr Nachfolger geschult werden?
Welche Ansprechpartner außer- und innerhalb des Unternehmens müssen über den Wechsel informiert werden?
Welche Aufgaben haben Priorität?

Abschließendes Exit-Interview

Zum Offboarding-Prozess sollte unbedingt ein Exit-Interview gehören. Hat der Mitarbeiter wegen Unzufriedenheit oder Konflikten gekündigt, kann ein klärendes Gespräch helfen, solche Situationen in Zukunft zu vermeiden. Die direkte Führungskraft sollte das Interview jedoch nicht alleine führen – ziehen Sie am besten eine neutrale Personen, beispielsweise den Personalmanager, hinzu. Falls Kritik geäußert wird, sollten Sie sie ernst nehmen.

Hier einige Beispielfragen:

Hat der Job Ihre Erwartungen erfüllt?
Hatten Sie die notwendigen Ressourcen, um Ihre Aufgaben zu erledigen?
Würden Sie Ihren Freunden unser Unternehmen empfehlen? Warum bzw. warum nicht?
Was hätten wir tun können, um Sie vom Bleiben zu überzeugen?
Wie würden Sie die Beziehung zu Ihrer direkten Führungskraft beschreiben?
Wie können wir uns verbessern?

Unternehmensbesitz zurückfordern

Vergessen Sie auf keinen Fall, bei der Verabschiedung eines Mitarbeiters das Firmeneigentum zurückzuverlangen. Das können Handys oder Laptops sein, aber auch Schlüssel, Ausweise oder Sicherheitskarten. Etwaige Firmen-Kreditkarten und Spesenkonten, die auf den Namen des betroffenen Mitarbeiters laufen, müssen umgehend geschlossen werden.

Verabschiedung

Jeder Mitarbeiter, vor allem langjährige, verdienen sich einen persönlichen Abschied, bei dem der Arbeitgeber sich noch ein letztes Mal offiziell für die Zusammenarbeit bedankt.

Veranstalten Sie eine Feier, bei der die übrigen Kollegen die Möglichkeit haben, sich in einem ungezwungenen Rahmen zu verabschieden. Auch der Arbeitgeber sollte anwesend sein und ein paar Worte zum Abschied finden. Die Rede darf auf keinen Fall gekünstelt klingen – man sollte sich um Authentizität bemühen und peinliche bzw. unangenehme Geschichten außen vor lassen.

Die Abschiedsfeier dient in erster Linie dazu, die Leistungen des scheidenden Mitarbeiters noch einmal hervorzuheben. Zeigen Sie, dass Sie ihn dennoch schätzen, ihn in seinem Vorhaben unterstützen und dankbar sind für die Zeit, die er in Ihrem Unternehmen verbracht hat. So bleiben Sie nicht nur ehemaligen, sondern auch aktuellen Beschäftigten positiv in Erinnerung.

Tür für Rückkehr offen lassen

Zwar kommt es eher selten vor, dass Ex-Kollegen wieder ins Unternehmen zurückkehren. Aber man soll niemals nie sagen und sich vor allem nicht vor der Möglichkeit verschließen. Die sogenannten Bumerang-Mitarbeiter bringen nämlich den Vorteil mit sich, nicht von Grund auf neu eingeschult werden zu müssen, weil sie mit dem Unternehmen bereits vertraut sind. Sie tun daher gut daran, mit dem Betroffenen in Kontakt zu bleiben, beispielsweise über Online-Netzwerke.

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