Alles hat einmal ein Ende, und auch Arbeitsverhältnisse halten nicht ewig. Die Trennung von einer geschätzten Kolleg*in ist für Unternehmen immer schmerzhaft, denn damit geht auch wertvolles Know-how verloren. Doch anstatt den Abschied persönlich zu nehmen, sollte man ihn als Chance betrachten. Mit einem geregelten, professionellen Offboarding-Prozess haben Sie die einmalige Möglichkeit, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Wie? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
Vier Gründe, warum sich eine Offboarding-Strategie lohnt
Treten neue Mitarbeitende ihre Jobs an, werden sie mit besonders viel Aufmerksamkeit bedacht. Arbeitgeber sind bemüht, Neulingen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und sie rasch ins Team zu integrieren – in der Hoffnung, dass sie langfristig im Unternehmen bleiben. Während in ein ordentliches Onboarding in der Regel einiges an Zeit investiert wird, widmet man sich dem Offboarding-Prozess oft mit viel weniger Sorgfalt. Dabei kann eine durchdachte Offboarding-Strategie ein Unternehmen und seine Kultur maßgeblich verbessern:
#1 Investition in die Zukunft
Der Fachkräftemangel macht vielen Unternehmen bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden zu schaffen. Umso wichtiger ist, dass sowohl bestehende als auch ehemalige Beschäftigte ihren Arbeitgeber positiv wahrnehmen. Wenn Sie Ihre Arbeitnehmer*innen als Markenbotschafter gewinnen, die sich in ihrem Umfeld wohlgesonnen über Ihr Unternehmen äußern oder Bekannten sogar nahelegen, sich zu bewerben, kann Sie das im Recruiting unterstützen. Ein angenehmes Offboarding prägt den Eindruck, den Sie bei Ihren Mitarbeitenden hinterlassen, ebenfalls. Ein triftiger Grund also, um intensiv über dieses Thema nachzudenken.
#2 Positive Message an Mitarbeitende
Wie reagieren Sie in der Regel, wenn Ihnen eine Mitarbeiter*in seine Absicht mitteilt, das Unternehmen zu verlassen? Behandeln Sie die Person ab diesem Zeitpunkt wie Luft und strafen sie für ihre Entscheidung ab? Wenn ja, sollten Sie Ihr Verhalten schnellstens überdenken. Versetzen Sie sich in die Position Ihrer Beschäftigten: Möglicherweise war sie*er schon jahrelang für Sie tätig, hat aber nun das Bedürfnis, sich in eine ganz andere Richtung zu entwickeln.
Schenken Sie statt der bösen Blicke lieber Blumen oder Pralinen. Bedanken Sie sich im Rahmen einer gemeinsamen Abschlussrunde für die erbrachte Leistung und wünschen Sie scheidenden Mitarbeitenden alles Gute für ihre Zukunft. So signalisieren Sie der übrigen Belegschaft, dass Kündigungen niemandem übel genommen werden, auch wenn es für das Unternehmen einen Verlust bedeutet.
#3 Chance für Reflexion
Zu jedem guten Offboarding gehört ein abschließendes Exit-Gespräch, in dem beide Parteien einander Feedback geben dürfen. Vergessen Sie nie: Kein Unternehmen ist perfekt und eine erfolgreiche Employer Brand kein Zustand, sondern ein Prozess. Haben Sie deswegen ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeitenden, auch für jene, die sich vom Unternehmen trennen. Holen Sie Feedback ein und versuchen Sie, etwaige Vorschläge je nach Möglichkeit umzusetzen. Dadurch verbessern Sie die Arbeitssituation für aktuelle und künftige Beschäftigte gleichermaßen und zeigen, dass Sie offen für Veränderungen sind.
#4 Zugeständnis für die Verbliebenen
Wenn eine Mitarbeiter*in geht, verteilen sich die Aufgaben zwangsläufig auf andere Kollegen um. Der erhöhte Workload ist sicherlich kein Grund zur Freude, hat man doch vermutlich selbst alle Hände voll zu tun. Stellen Sie sicher, dass Übergaben ordentlich durchgeführt werden und die verbleibenden Beschäftigten nicht ohne ausreichend Hintergrundinformationen und Briefing zurückbleiben. So können Projekte ohne nennenswerte Bruchstellen übernommen und in weiterer Folge abgewickelt werden.
Offboarding: So machen Sie es richtig
Eine langjährige Mitarbeiter*in kündigt. Sie sind überrascht, damit hätten Sie nicht gerechnet. Doch Sie fangen sich schnell wieder und überlegen bereits, welche Schritte Sie nun unternehmen müssen, um den Offboarding-Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Kommunizieren Sie rasch
Auch wenn noch nicht alle Einzelheiten bezüglich des Ausstiegs geklärt sind, sollten Sie nicht allzu lang warten, um die anderen Mitarbeitenden über diese Veränderung zu informieren. Nichts facht die Verbreitung von Fehlinformationen so sehr an wie Ungewissheit. Setzen Sie andere Führungskräfte und die Personalabteilung daher möglichst zeitnah über die Kündigung in Kenntnis, damit diese Information rasch kommuniziert werden und das Aufkommen von Gerüchten verhindert werden kann.
Am besten senden Sie ein formales E-Mail aus, in dem Sie der Kolleg*in alles Gute wünschen und gegebenenfalls auch den Kündigungsgrund anführen. Erwähnen Sie auch, dass die Beschäftigten sich bei Fragen jederzeit an die jeweilige Führungskraft oder die Personalabteilung wenden können. Im Anschluss wird die IT-Abteilung informiert, um den Offboarding-Prozess ins Rollen zu bringen.
Unterlagen vorbereiten
Eine Kündigung ist immer mit bürokratischem Aufwand verbunden. Folgende Dokumente sind besonders wichtig:
Schützen Sie sich vor rechtlichen Problemen, indem Sie den gesamten Vorgang dokumentierenund sämtliche Unterlagen als Kopie abspeichern. Ein unterschriebenes Kündigungsschreiben bewahrt Sie beispielsweise vor verärgerten Betroffenen, die behaupten, sie seien über ihre Entlassung nicht informiert worden.
Wissenstransfer initiieren
Unternehmen verlieren bei einer Kündigung nicht nur die Mitarbeiter*in selbst, sondern dasin der Firma aufgebautes Wissen und sämtliche Fähigkeiten gleich mit dazu. Wenn Sie nicht viel Zeit investieren wollen, um die Nachfolger*in einzuschulen oder das Know-how gar gänzlich verlieren möchten, sollten Sie so schnell wie möglich den Wissenstransfer einleiten. Damit stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen dem Unternehmen erhalten bleiben.
In einem Gespräch mit dem ausscheidenden Mitarbeitenden sollten Sie unter anderem diese Fragen klären:
- Lässt sich Ihr Alltag in einzelne Schritte einteilen?
- Wiederholen sich manche Projekte? (z. B. wöchentlich, monatlich, etc.) Wenn ja, welche und wie werden diese vorbereitet?
- Auf welche Dateien muss Ihre Nachfolger*in Zugriff haben?
- In welchen Systemen muss Ihre Nachfolger*in geschult werden?
- Welche Ansprechpartner*innen außer- und innerhalb des Unternehmens müssen über den Wechsel informiert werden?
- Welche Aufgaben haben Priorität?
Abschließendes Exit-Interview
Zum Offboarding-Prozess sollte unbedingt ein Exit-Interview gehören. Hat die Mitarbeiter*in wegen Unzufriedenheit oder Konflikten gekündigt, kann ein klärendes Gespräch helfen, solche Situationen in Zukunft zu vermeiden. Die direkte Führungskraft sollte das Interview jedoch nicht alleine führen – ziehen Sie am besten eine neutrale Personen, beispielsweise eine Personalmanager*in, hinzu. Falls Kritik geäußert wird, sollten Sie sie ernst nehmen.
Hier einige Beispielfragen:
- Hat der Job Ihre Erwartungen erfüllt?
- Hatten Sie die notwendigen Ressourcen, um Ihre Aufgaben zu erledigen?
- Würden Sie Ihren Freunden unser Unternehmen empfehlen? Warum bzw. warum nicht?
- Was hätten wir tun können, um Sie vom Bleiben zu überzeugen?
- Wie würden Sie die Beziehung zu Ihrer direkten Führungskraft beschreiben?
- Wie können wir uns verbessern?
Unternehmensbesitz zurückfordern
Vergessen Sie auf keinen Fall, bei der Verabschiedung das Firmeneigentum zurückzuverlangen. Das können Handys oder Laptops sein, aber auch Schlüssel, Ausweise oder Sicherheitskarten. Etwaige Firmen-Kreditkarten und Spesenkonten, die auf den Namen der Person laufen, müssen umgehend geschlossen werden.
Verabschiedung
Jede Mitarbeiter*in, vor allem langjährige, verdienen sich einen persönlichen Abschied, bei dem der Arbeitgeber sich noch ein letztes Mal offiziell für die Zusammenarbeit bedankt.
Veranstalten Sie eine Feier, bei der die übrigen Kolleg*innen die Möglichkeit haben, sich in einem ungezwungenen Rahmen zu verabschieden. Auch die Führungskraft sollte anwesend sein und ein paar Worte zum Abschied finden. Die Rede darf auf keinen Fall gekünstelt klingen – man sollte sich um Authentizität bemühen und peinliche bzw. unangenehme Geschichten außen vor lassen.
Die Abschiedsfeier dient in erster Linie dazu, die Leistungen noch einmal hervorzuheben. Zeigen Sie, dass Sie die Person dennoch schätzen, sie in ihrem Vorhaben unterstützen und dankbar sind für die gemeinsame Zeit. So bleiben Sie nicht nur ehemaligen, sondern auch aktuellen Beschäftigten positiv in Erinnerung.
Tür für Rückkehr offen lassen
Zwar kommt es eher selten vor, dass Ex-Kolleg*innen wieder ins Unternehmen zurückkehren. Aber man soll niemals nie sagen und sich vor allem nicht vor der Möglichkeit verschließen. Die sogenannten Bumerang-Mitarbeiter*innen bringen nämlich den Vorteil mit sich, nicht von Grund auf neu eingeschult werden zu müssen, weil sie mit dem Unternehmen bereits vertraut sind. Sie tun daher gut daran, mit dem Betroffenen in Kontakt zu bleiben, beispielsweise über Online-Netzwerke.