Damit Homeoffice in einem Unternehmen funktionieren kann, ist es zunächst wichtig, dass Ihre Mitarbeiter gut ausgestattet sind. Danach muss jedoch auch der reibungslose Ablauf des Arbeitsalltags gewährleistet werden können. Es reicht nicht nur, dass Ihre Mitarbeiter zu Hause sitzen und an ihren Projekten arbeiten. Sie müssen die Möglichkeit haben, sich mit ihren Kollegen auszutauschen und einen Überblick über die aktuellen Projekte haben. Das geht mit Tools.

Communication first!

Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit der Kommunikation – auch intern. Daher gilt es einen Weg zu finden, dass sich Ihre Mitarbeiter auch von unterschiedlichen Standorten aus immer gegenseitig erreichen können. Diese zwei Tools haben sich im Alltag bewährt:

Slack

Slack ist eine Art Wunderwuzzi, was Kommunikation betrifft. Ob für belangloses Plaudern oder als Ergänzung zur klassischen E-Mail für wichtige Themen erfreut sich das Tool großer Beliebtheit. Die intuitive Handhabung sowie die Möglichkeit, Video- oder Audio-Calls durchzuführen, machen es zu einem nützlichen Werkzeug im Arbeitsalltag.

  • Erstellung eigener Team-Channels

  • Drag-and-Drop-Prinzip zum Teilen unterschiedlicher Datei-Typen

  • Videokonferenzen mit bis zu 15 Teilnehmern

Zoom

Das Schweizer Messer der Videokonferenz. Zoom ist eine Cloud-basierte Plattform für Video- und Webkonferenzen mit attraktiven Features wie Screen Sharing, dem Teilen von Content und der Möglichkeit, die Sessions aufzuzeichnen. Praktisch: Nur eine Person muss Zoom herunterladen, die anderen Teilnehmer steigen über einen Meeting-Link ein.

  • Online-Meetings, Webinare und Direktnachrichten möglich

  • Videocalls in HD-Auflösung

  • Teilen unterschiedlicher Datei-Typen möglich

Task Management & Team Management

Um zu vermeiden, dass es im Homeoffice in puncto Zuständigkeit zu Verwirrung kommt, ist es essenziell, die Aufgaben dezidiert zuzuteilen. Gleichzeitig muss aber auch der Verlauf von Projekten im Blick behalten werden. Trello und Asana sind zwei geeignete Projektmanagement-Tools, damit das große Ganze nicht untergeht.

Trello

Trello ermöglicht Ihren Mitarbeitern im Rahmen eines übersichtlichen Interfaces Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen. Dafür werden eigene Kärtchen erstellt, die nach Abteilung sortiert werden können. Je nach Fortschritt des Projekts werden sie in die jeweilige Kategorie verschoben.

  • Benutzerfreundliche Anwendung

  • Überblick über den aktuellen Status der Projekte

Asana

Mit Asana können Sie Arbeits(fort)schritte mithilfe von Boards visualisieren und Zeitpläne erstellen, in denen Deadlines gekennzeichnet werden. Die Kalenderfunktion unterstützt Sie dabei, Lücken und Überschneidungen hinsichtlich der Tasks ausfindig zu machen und diese anzupassen. Darüber hinaus zeigt Asana das Arbeitspensum jedes Mitarbeiters auf, Über- und Unterbelastung auszugleichen.

  • Automatisierung manueller Tätigkeiten

  • Integration von mehr als 100 verschiedenen Tools möglich

  • Fortschritt von Projekten in Echtzeit mittels Portfolios verfolgen

Kundendienst

Damit Ihre Kunden zufrieden bleiben, müssen Sie sie bei etwaigen Problemen bestmöglich unterstützen. Das umfasst eine zeitnahe Reaktion auf Anfragen. Die intensive Betreuung des Kundenstammes muss auch vom Homeoffice aus gewährleistet werden. Diese zwei Tools helfen Ihnen dabei:

Intercom

Als Online Messaging und Costumer Aquisition App ist Intercom vielfältig im Rahmen der Kundenbetreuung einsetzbar. Intercom bietet an Service alles, was Sie benötigen, um Ihre Kunden und die Besucher Ihrer Website zu verstehen und mit ihnen zu kommunizieren bzw. sie bei Fragen zu unterstützen.

  • Verwendung von E-Mails und Messaging für schnellere Antworten und Lösungen

  • Self-Service-Support via Bots, wenn rasche Reaktion notwendig ist

Salesforce

Bei Salesforce handelt es sich um ein CRM Tool, dass Ihnen erlaubt, Ihren Kundenservice effizient zu verwalten und zu tracken. Der Kundensupport kann über verschiedene Kanäle abgewickelt werden, beispielsweise über die eigene Website, E-Mail oder Social Media.

  • Einsatz von Chatbots und anderen KI-Lösungen

  • Skalierung des Supports durch KI

Social Media Management

Social Media ist ein wesentlicher Hebel, um die Arbeitgebermarke zum einen zu prägen, zum anderen aber auch weitläufig bekannt zu machen. Auch aus dem Homeoffice heraus müssen Strategien geplant und umgesetzt werden. Diese Tools erleichtern den Prozess:

Hootsuite

Ein geeignetes Tool, um Ihren Auftritt in den sozialen Medien auf einer Plattform zu verwalten. Es ermöglicht die Planung von Social Media Beiträgen, aber auch ihre Verwaltung und spätere Messung. Außerdem können Sie die sozialen Medien nach Stichwort, Hashtag und Standort filtern und auf diesem Weg herausfinden, was Menschen über Ihre Marke, Branche und Konkurrenten schreiben.

  • Analytische Reportings möglich

  • Performance nachverfolgen und Erkenntnisse mit Team teilen

Falcon

Im Rahmen von Falcon können Sie Kampagnen verwalten, Aufgaben an Mitarbeiter zuweisen und sämtliche Teamaktivitäten überblicken. Content kann erstellt, geplant und vor der Veröffentlichung über eine Vorschau kontrolliert werden. Auch ein spannendes Feature: Kommentare und Nachrichten zu den Posts werden in einem Feed gesammelt und können dann den betroffenen Teams zugeteilt werden.

  • Geplante Posts und Inhalte im Kampagnenkalender sichtbar

  • Analyse von Kennzahlen

Maßgeschneidert für Developer

Auch im technischen Bereich muss alles laufen, wie es laufen soll. Das bedeutet, dass Sie Ihren Developern das bestmögliche Werkzeug in die Hand geben sollten, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen – auch, wenn sich diese im Homeoffice befinden.

GitHub

GitHub ist eine Plattform, die eigens für Developer und technische Teams kreiert wurde. Dort haben diese die Möglichkeit, gemeinsam an Software-Projekten zu arbeiten, ohne sich dabei in die Quere zu kommen. Der primäre Vorteil von GitHub ist der dezidierte Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität.

  • Anschauliche Darstellung des Projektfortschritts

  • Automatische Updates zu den jeweiligen Projekten

Jira

Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das auf die Planung, das Tracking und die Veröffentlichung von Software spezialisiert ist. Die flexibilisierten Boards geben Ihrem Team den Überblick, den es braucht, um effizient Aufgaben abarbeiten zu können und den Projektfortschritt in Echtzeit zu dokumentieren.

  • Integration bereits verwendeter Tools

  • Prozessanalyse und -optimierung

Recruiting

Wie Remote Recruiting aus den eigenen vier Wänden heraus funktionieren kann, ist bereits in diesem Artikel ausführlich erklärt worden. Der Einsatz von digitalen Hilfswerkzeugen entlastet Recruiter nicht nur, sondern verschlankt das gesamte Prozedere und verkürzt die Time-to-Hire.

Whereby

Über Whereby haben Sie die Möglichkeit, auf einfache und zuverlässige Art Videokonferenzen abzuhalten. Das Tool eignet sich aufgrund seiner nutzerfreundlichen Handhabung auch für Bewerbungsgespräche. Der Vorteil: Alle Meetings werden von Ihrem Browser aus durchgeführt, die anderen Teilnehmer müssen vorab nichts downloaden oder sich irgendwo anmelden.

  • Screen Sharing möglich

  • Virtuelle Meeting-Räume umfassen zwischen vier bis 12 Personen

  • Kommunikation mittels Direktnachrichten, Telefonaten und Videocalls

Bewerbermanagement-Systeme

Der Recruiting-Prozess darf auch im Homeoffice nicht stillstehen. Eine einfache und effiziente Möglichkeit, neue Mitarbeiter von überall aus zu rekrutieren, sind Bewerbermanagement-Systeme. Unser bewerber.manager ist einer davon. Mit ihm können sämtliche Bewerbungen auf einer Plattform verwaltet werden. Welche anderen, zeit- und kostensenkenden Funktionen er für Sie bereithält, erfahren Sie hier:

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