3. Mai 2017 · HR · von

„Wir leben den Grundsatz: Da geht noch was, das können wir besser!“

Den Wuzzler und kreative Besprechungszimmer gibt es – wie bei so vielen Unternehmen – auch in den Büroräumen der Wiener Wohnen Kundenservice GmbH. Das ist aber noch nicht der Grund, warum die Arbeitnehmer dort trotz Home-Office-Möglichkeit gerne ins Büro gehen. Wie das Unternehmen für zufriedene Mitarbeiter sorgt und sich als Arbeitgeber zukunftsfähig aufstellt, erzählt Organisationsentwicklerin Katharina Schwarz von der Wiener Wohnen Kundenservice GmbH.

Als Arbeitgeber ausgetretene Pfade verlassen und Neues ausprobieren – klingt in der Theorie immer einfacher, als es in der Praxis tatsächlich ist. Gut, wenn man sich Inputs von Unternehmen holen kann, die auf diesem Gebiet bereits Erfahrung gesammelt haben. Selbstbestimmung und mögliche Methoden für die New World of Work stehen bei der Freiräume (Un)Conference am 8. und 9. Mai 2017 in Graz auf dem Programm. Zwei Tage lang wird die Konferenz wieder zum Spielplatz für Querdenker, Neugierige und Pioniere, die ihre Learnings mit Interessierten teilen.

Viel Freiraum, viel Verantwortung, hohe Zufriedenheit

Als Pionierunternehmen ist auch die Wiener Wohnen Kundenservice GmbH (WRWKS) mit dabei. Das Unternehmen wird seine Learnings auf der Konferenz mit Interessierten teilen. Katharina Schwarz ist in der Organisationsentwicklung bei Wiener Wohnen Kundenservice tätig und erzählt bereits vorab, was WRWKS als Arbeitgeber anders macht und in Zukunft plant:

Wie organisiert sich die Wiener Wohnen Kundenservice GmbH?

Schwarz: Hinsichtlich der Aufgabenorganisation hat die Wiener Wohnen Kundenservice ein Liniensystem, allerdings gelten flache Hierarchien und es gibt reichlich abteilungsübergreifende Projektarbeit. Modernes agiles Zusammenarbeiten wird, wo es möglich ist, gelebt. Ziel ist eine hohe Reaktionsfähigkeit durch eine Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Positionen werden hierfür in Rollen beschrieben (da befinden wir uns in der Startphase, aber einige Mitarbeiter bekleiden bereits mehrere Rollen – auch in verschiedenen Organisationseinheiten). Selbstorganisiertes und eigenverantwortliches Arbeit ist erwünscht und Entscheidungen werden dort getroffen, wo das Expertenwissen zu Hause ist.

Die WRWK positioniert sich als zeitgemäße und besonders Mitarbeiter-orientierte Arbeitgeberin. Transparenz und ein freundliches und wertschätzendes Arbeitsklima sind der Unternehmensführung besonders wichtig. Jede Stimme wird gehört und alle Kollegen sind vom ersten Tag an „per Du“. Kommunikation erfolgt auf Augenhöhe. Der Informationsfluss von der Führungsebene hin zu allen Organisationseinheiten soll lückenlos gewährleistet sein, allerdings gilt hier „Holschuld“: Alle Mitarbeiter müssen sich jederzeit ausreichend über „das Unternehmen“ informieren können. Es gilt bspw. beim Mailverkehr: So wenig wie möglich aber so viel wie nötig. Das Intranet dient als interner Hauptkanal, den alle Mitarbeiter einmal täglich „sichten“ müssen.

Leistungserbringung nicht als Zwang, sondern so, dass es Spaß macht: Wie werden Mitarbeiter bei Wiener Wohnen motiviert?

Schwarz: Um zur Leistungserbringung zu motivieren, setzen wir stark auf unseren Unternehmenszweck. Unser Bestreben ist es, unser Mutterunternehmen bestmöglich zu unterstützen, um langfristig leistbares Wohnen in Wien zu sichern. Es gibt uns also, um ein Grundbedürfnis der Menschen zu erfüllen, ein Dach über dem Kopf zu haben. Dies verdeutlicht nicht nur den höheren Sinn, dem wir dienen, sondern spiegelt gleichzeitig den Leistungsdruck wider, der auf uns lastet. Die Stadt Wien wächst, die Mittel sind knapp und wir sind gefordert, innovative Lösungen zu finden. Die Mitarbeiter müssen sich mit diesem Unternehmenszweck identifizieren können. Wichtig ist uns dabei auch, dass jeder dabei anerkennt, dass er Teil eines größeren Ganzen ist, und egal wo im Unternehmen angesiedelt, einen wertvollen Beitrag zur Erreichung unseres gemeinsamen Ziels leistet.

„Bieten ein Arbeitsumfeld, das sich nicht nach Arbeit anfühlt.“

Zur Motivation gibt es reichlich Raum zur Mitgestaltung aller Arbeitnehmer, wie regelmäßige Mitarbeiterbefragungen mit anschließender Veröffentlichung der Maßnahmenableitung und –umsetzung, Möglichkeit zur Einmeldung von Ideen oder der persönliche Dialog mit der Geschäftsführung.

Dafür bieten wir unseren Mitarbeitern ein Arbeitsumfeld, das sich nicht nach Arbeit anfühlt: Moderne Büroausstattung, voll ausgestattete Küchen in jedem Stockwerk, wo Mitarbeiter gemeinsam kochen und ihre Pausen verbringen. Es gibt eine Vielzahl an themenspezifischen Rückzugsmöglichkeiten, die auch als alternative Besprechungszimmer genutzt werden. (Strandzimmer, Mohnblumenzimmer, Waldzimmer…) Im 8. Stock gibt es eine Gemeinschaftszone mit Wuzzler, die auch für diverse Veranstaltungen von allen genutzt werden kann.
Zeit ist ein knappes Gut, daher wollen wir auch hier versuchen, größtmöglichen Freiraum zu geben. So haben wir beispielsweise keine Kernzeiten und es ist auch möglich, mobil zu arbeiten. Durch das angenehme Betriebsklima kommen die Mitarbeiter interessanterweise dennoch am liebsten ins Büro, weil sie das persönliche Miteinander und unsere Unternehmenskultur sehr schätzen.

An welchen Werten orientiert sich die Führungskultur?

Schwarz: An Vertrauen, Transparenz und Eigenverantwortung. Vertrauen und Zutrauen ist die Basis für Weiterentwicklung. Durch Transparenz, vor allem über Entscheidungsfindung und Informationen, haben alle die Möglichkeit, sich gleichermaßen einzubringen. Es besteht eine Wechselwirkung zwischen Information holen und geben. Eigenverantwortung zielt auf die Bereitschaft für das eigene aktive Handeln ab, das heißt Verantwortungsübernahme sowohl für eine getane als auch unterlassene Handlung.

Scrum, Holacracy und aktives Hinterfragen der eigenen Organisation

Womit experimentieren Sie momentan?

Schwarz: Als junges, cooles und dynamisches Unternehmen ist es uns wichtig, innovative Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln. Mit 08/15 geben wir uns nicht zufrieden, wir leben den Grundsatz „da geht noch was, das können wir besser“. Bei Neuerungen starten wir mit Pilotversuchen, wo wir zuerst im Kleinen ausprobieren, Erfahrungen sammeln und dann gegebenenfalls ausweiten. So hinterfragen wir auch aktuell die Art und Weise unserer Zusammenarbeit, unser Organisationsmodell und suchen Alternativen zur klassischen Hierarchie. Einige Teams im Unternehmen pilotieren aktuell mit Holacracy. Darüber hinaus arbeiten wir nicht nur in der Softwareentwicklung mit Scrum, sondern auch in Nicht-IT Projekten.

Wie stark ist jeder einzelne Arbeitnehmer beim Entwickeln und Ausprobieren neuer Prozesse eingebunden?

Schwarz: Jeder so viel wie er oder sie möchte. Wir setzen hier stark auf Eigenverantwortung der Mitarbeiter und erwarten hohes Engagement. Grundsätzlich gibt es aber auch verschiedene klassische Formate, um gezielt auch die Meinungen der Mitarbeiter einzuholen: Fokusgruppen, World-Cafés, Jour Fixes und wie erwähnt Befragungen oder die Ideenbox für neue Ideen…

„Mitarbeiter können neue Rollen selbst definieren, wenn es dem Unternehmenszweck dient.“

Wiener Wohnen hat mehr als 350 Mitarbeiter. Ihr Anspruch ist es, auf das Potenzial jedes Einzelnen einzugehen. Wie gelingt das?

Schwarz: Die Vision der Organisationsentwicklung ist das Potenzial jedes einzelnen Mitarbeiters mit Bezug auf unseren Unternehmenszweck zu entfalten. Wir versuchen dafür ein entsprechendes Umfeld zu schaffen, das genau das ermöglicht. Dies geschieht nicht von heute auf morgen und ist ein Prozess – dazu muss sich „Silodenken“ auflösen. Mitarbeiter können sich dann über die Abteilungsgrenzen hinaus entwickeln. In einem hierarchischen System, wo Positionen teilweise um Personen herum gebaut werden, ist das aus unserer Sicht nur schwer möglich, da die Mitarbeiter letztlich immer von einer willkürlichen Entscheidung ihrer Führungskraft abhängig sind.

Wir wollen stattdessen einen klaren Rahmen gestalten, der mit Ausrichtung auf den Unternehmenszweck, allen Mitarbeitern Freiheit gibt: Sie sollen innerhalb ihrer Rollen, Kompetenzen und Entscheidungsbefugnissen eigenverantwortlich entscheiden und auch selbst neue Rollen definieren können, wenn es dem Unternehmenszweck dient.

Welche Rolle spielt Fehlerkultur im Unternehmen und wie wichtig ist das Lernen aus Fehlern?

Schwarz: Wir sprechen hier lieber über ein Lern- und Entwicklungsumfeld, anstelle einer Fehlerkultur. Lernen passiert erst außerhalb der Komfortzone, d.h. wir legen großen Wert auf Mut, etwas „anders“ zu machen. Dafür muss klar sein, dass es dann nicht immer auf Anhieb die perfekte Lösung sein kann. Nur durch Experimentieren gelingt es, Erfahrungen zu sammeln und unsere Kunden noch besser zu servicieren. Um mutig Neues auszuprobieren, braucht es eine durchgängige Vorbildwirkung, beginnend beim Geschäftsführer. Hier wird Offenheit vorgelebt, über eigene Fehler gesprochen und damit Vertrauen aufgebaut, dass auch die Mitarbeiter experimentieren können. Darüber hinaus legen wir sehr viel Wert auf „Lessons Learned“ oder Retrospektiven, also Reviews in verschiedenen Zeitabständen, um schnell Verbesserungen zu identifizieren und zu integrieren.

Bildnachweis: A. and I. Kruk / Shutterstock

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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