Assistenz / Teamassistentin / Sekretärin (m/w)

IC Austria GmbH
  • Wien
  • Vollzeit, Teilzeit, geringfügig
  • Berufserfahrung
  • 14.9.2017

Die International Campus AG ist Entwickler, Investor und Betreiber innovativer Studentenwohnhäuser in Deutschland, Österreich und Holland. Wir konzentrieren uns auf Städte mit überdurchschnittlich wachsendem Markt für hochwertiges studentisches Wohnen. Mit unserer innovativen Marke „THE FIZZ", welche für hochwertiges studentisches Wohnen mit einem markentypischen Qualitätsstandard und umfassenden Serviceangeboten steht, geben alle Apartmenthäuser studentischem Wohnen und Leben eine neue Dimension. „THE FIZZ"-Apartmenthäuser richten sich an Studierende, die ein erfolgreiches Studium mit einer hohen Lebens- und Wohnqualität in kosmopolitischer Atmosphäre verbinden wollen.

Wir sind kein Großkonzern mit eingefahrenen Strukturen und ausgeprägten Hierarchien, sondern zeichnen uns eher durch die Atmosphäre eines Start-ups aus. Wir bieten sehr gute Weiterentwicklungs- und Entfaltungsmöglichkeiten.

Wir beschäftigen Menschen, die ihre Arbeit mit der gleichen Sorgfalt und Leidenschaft angehen, wie ihre Hobbys - Menschen, die Persönlichkeit und Engagement mit einem ausgeprägten Sinn für das Wohl unserer Studenten verbinden.

Wollen Sie Teil unserer Wertekultur sein und diese mitgestalten? Dann sind SIE bei uns richtig!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Assistenz / Teamassistentin / Sekretärin (m/w)

auf 30-Stunden-Basis (mit der Option auf Erweiterung auf 40 Stunden)

Ihre Aufgabengebiete

  • Aufbau und Organisation unserer Repräsentanz in Wien
  • Office Management - organisatorische sowie administrative Unterstützung des Geschäftsführers und Teams
  • Erstellung professioneller Entscheidungsvorlagen und Ergebnisdokumentationen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen
  • Aufbau, Struktur und selbständige Betreuung des internen Dokumentenmanagements
  • Inventarverwaltung und Dokumentation
  • Erstellung eines Organisationshandbuches der abteilungsübergreifenden Abläufe und Prozesse
  • Projektdokumentation (elektronisch und Papierform), Verwaltung und Ablage
  • Erstellung von Checklisten für Projektankauf und Projektfinanzierung
  • Anforderung und Verwaltung der Dokumente für Projektankauf und Projektfinanzierung
  • Kontakt zu externen Dienstleistern / Vermieter etc.
  • Aushandeln und Pflege von Verträgen mit Bürodienstleistern, Fluggesellschaften etc.
  • Entgegennahme von Telefonaten und Aktenführung
  • Organisation, Bearbeitung, Verteilung und Überwachung der Post
  • Terminkoordination und -verwaltung für den Geschäftsführer sowie Überwachung / Nachverfolgung von Terminen
  • Empfang unserer Geschäftspartner und Gäste inkl. Betreuung und Bewirtung
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
  • interne / externe Korrespondenz nach Diktat und/oder eigenständig in deutscher und englischer Sprache
  • Organisation und Planung von Geschäfts- und Reiseterminen inkl. Reisemanagement und -buchungen
  • vorbereitende Buchhaltung inkl. Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen sowie Führung der Kasse
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
  • Datenbankpflege
  • Verwaltung Raumbelegung, Telefonverzeichnisse, Schlüssel etc.
  • Unterstützung des THE FIZZ Wien Teams bei der Neueröffnung und Ein-/Auszugswelle
  • Vertretung des House Managers / Assistant House Managers THE FIZZ Wien bei Abwesenheit
  • zukünftige Übernahme von Personalverwaltungstätigkeiten

    Ihr Profil
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Berufserfahrung im Bereich Assistenz / Sekretariat
  • Perfekter Umgang mit Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word)
  • Routinierter Umgang mit den modernen Kommunikationstechniken
  • Engagiert und sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
  • Schnelle Auffassungsgabe
  • Organisationstalent mit strukturierter, präziser, vorausschauender und selbständiger Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit und Service-Orientierung
  • Freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten sowie Flexibilität
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, DATEV-Kenntnisse von Vorteil

Für diese Position ist ein Jahresbruttobezug ab 37.000,00 EUR (40 h/Woche) vorgesehen. Geboten wird eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit CV.

Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position nur entsprechend sauber aufbereitete Bewerbungsunterlagen im PDF-Format berücksichtigen!

IC Austria GmbH
Antje Büchner
IC Austria GmbH
Muthgasse 109
1190 Wien
Web: [www.ic-campus.com; www.the-fizz.com](http://www.ic-campus.com; www.the-fizz.com)

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IC Austria GmbH

Muthgasse 109
1190 Wien
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Über uns

Die IC Austria GmbH ist Entwickler und Betreiber innovativer Studentenwohnhäuser in Österreich. Wir konzentrieren uns auf Städte mit überdurchschnittlich wachsendem Markt für hochwertiges studentisches Wohnen. Mit unserer innovativen Marke „THE FIZZ“, welche für…

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