Reizthema Zeiterfassung ist Führungsaufgabe

von in Arbeitsleben, HR am Donnerstag, 20. Februar 2014 um 11:29

Das Thema Zeiterfassung spaltet die Geister und wohl jeder Arbeitnehmer kann davon ein Lied singen. Ob als Überwachungsinstrument, Leistungsnachweis, Schikane oder Farce angesehen – fest steht: Arbeitgeber sind in Österreich verpflichtet, Arbeitsaufzeichnungen zu führen, um die Einhaltung der Arbeitszeiten zu gewährleisten. Welche Fallen es dabei gibt und wo Realität und Praxis auseinander klaffen, weiß Angelika Hamberger, Senior-Managerin beim Beratungsunternehmen PwC.

„Im Streit um unbezahlte Überstunden zählt jeder Beweis“

Angelika Hamberger

Angelika Hamberger

Der arbeitsrechtliche Hintergrund zum Thema Zeiterfassung ist, zugegeben, nicht immer so einfach zu verstehen. So ist etwa vorgeschrieben, dass die Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter immer vor Ort in der jeweiligen Betriebsstätte, und nicht nur in der Firmenzentrale aufliegen müssen. Erfasst sind von der Aufzeichnungspflicht wie eingangs erwähnt alle Arbeitnehmer, auch mit „All-In-Vereinbarungen“, Vertrauensarbeitszeit gibt es nicht. „Ausgenommen sind lediglich Führungskräfte, die maßgebliche Führungsaufgaben haben“, so Hamberger. Im Zweifelsfall entscheiden immer individuelle Faktoren. In der Praxis, so Hamberger, ist das Thema der konkreten Zeiterfassung ebenfalls schwierig. 2008 wurden die Strafen bei Arbeitszeitüberschreitungen drakonisch erhöht. „Wir raten den Unternehmen, sich immer an das Gesetz zu halten – es ist auch ein Thema der Fairness. Arbeitnehmern, die aus ihrer persönlichen Lage heraus Probleme mit der Einhaltung ihrer Zeiten haben, würde ich raten, jeden Beweis für einen Verstoß aufzuheben. Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, zählt im Streit um unbezahlte Überstunden jeder Beweis.“

Zeiterfassung Chefsache Pause„Wie produktiv ist man nach zehn Stunden noch?“

Generell, so Hamberger, sollte sich beim Thema Überstunden auch jeder Arbeitgeber ernsthaft die Frage stellen, wie produktiv ein Arbeitnehmer dauerhaft nach zehn oder mehr Stunden überhaupt noch sein kann. Die Zeiterfassung, so Hamberger, hat ein enges rechtliches Korsett und relativ klare Vorgaben. Die Verantwortung der optimalen Umsetzung im Sinne aller Beteiligten liegt für die Juristin jedoch beim direkten Vorgesetzten oder Teamleiter und nicht nur bei der HR-Abteilung.

„Eingreifen, auch, wenn es unangenehm ist“

„Nur der direkte Teamleiter kann beurteilen, wie die Leistung des Arbeitnehmers zu beurteilen ist, ob er die Stunden richtig und korrekt erfasst hat.“ Leider, so Hamberger, gibt es aktuell wenig Hinweise dafür, dass sich das Managament der Firmen tatsächlich ausreichend mit diesem Thema auseinandersetzt. „Es geht eben nicht nur um die rechtliche Sicht sondern auch darum, ob ein Mitarbeiter inhaltlich produktiv ist. Ein reines Zeit-Absitzen für die Arbeitszeit frustriert leistungsorientierte Kollegen nur“, ist die Expertin überzeugt, dass auf beiden Seiten viel Verbesserungspotenzial besteht. „Es ist Management-Aufgabe einzugreifen und im Zweifelsfall Dinge anzusprechen – auch, wenn es unangenehm ist.“

„Macht es richtig, macht es fair“

Zeiterfassung Chefsache EhrlichkeitDer Ungerechtigkeit gegenüber einzelner Arbeitnehmer stehen immense Kosten für Unternehmen gegenüber – beides, so Hamberger, wäre nicht nötig. „Österreich ist ein großes Überstundenland und nur der direkte Vorgesetzte kann hier eingreifen, um die Kultur einer effektive und produktiven Arbeitsweise im Unternehmen zu gestalten.“ Hamberger hat aber einen einfachen Tipp für Arbeitnehmer und Arbeitgeber: „Macht es rechtlich richtig, aber macht es auch fair.“ Immer mehr Unternehmen gehen übrigens dazu über, die geleistete Arbeitszeit auch bestimmten Aufgaben zuzuteilen – es geht um Controlling und das Zuordnen der Leistung an Kostenstellen.

Anforderungen für gesunde Zeiterfassung

Die Frage, welches das ideale Zeiterfassungssystem ist, lässt keine einfache Antwort zu. „Je individueller, desto besser. Das eine, für alle ideale System gibt es nicht.“

  • Es braucht Teamleiter, die das System eines Arbeitgebers vorleben, kontrollieren und sich auskennen. Sie müssen unmittelbar eingreifen und Herausforderungen ansprechen können, auch wenn es im Einzelfall unangenehm ist.
  • Die Transparenz des Systems muss gegeben sein.
  • Leichte Verständlichkeit – je nach Branche und auch Unternehmensgröße ergeben sich hier unterschiedliche Herausforderungen.
  • Es sollten – vor allem bei größeren Unternehmen, gute Schnittstellen, etwa zur Lohnverrechnung, Reisedaten etc. vorhanden sein.
  • Klarheit bei der Zeitaufzeichnung sorgt dafür, dass es zu keinen Missverständnissen kommt.

„Managementaufgabe mit engem rechtlichen Rahmen“

Für Mitarbeiter, so Hamberger, ist die Zeiterfassung grundsätzlich ein wichtiges Instrument und meist wird anerkannt, dass Arbeitszeitaufzeichnungen notwendig sind. „Wird ein System mit hoher Identifikationsgrundlage vorgelebt und entsprechend vergütet, sind die Mitarbeiter in der Regel auch motiviert, ihre Stunden zeitnahe aufzuzeichnen.“ Wichtig sei die Fairness – und zwar auf beiden Seiten. „Zeiterfassung ist eine Managementaufgabe mit engem rechtlichen Rahmen“, fasst Hamberger zusammen.

Zur Person: Angelika Hamberger

Angelika Hamberger ist verantwortlich für die HR Management-Beratung bei PwC Österreich. Zuvor war die Juristin zehn Jahre im operativen HR-Management eines großen österreichischen Unternehmens tätig.

Bildnachweis: Grisha Bruev / Quelle Shutterstock, bikeriderlondon / Quelle Shutterstock, ollyy / Quelle Shutterstock, PwC

Heike Frenner

Heike Frenner schreibt seit April 2012 für karriere.at In nächster Zeit jedoch nicht so oft und vermutlich mit leichtem Baby-Schwerpunkt.

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