Lesestoff zum Wochenende: Wie ich die Dinge geregelt kriege

von in Arbeitsleben am Freitag, 31. Oktober 2014 um 11:36

Endlich Übersicht über alle Aufgaben, Termine und Erledigungen – das klingt verlockend! In seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ sagt Zeitmanagementexperte David Allen: Wer seinen Kopf von unnötigem Ballast befreit, ist entspannter, kreativer und produktiver. Damit das gelingt, wird auf ein spezielles Ordnungssystem gesetzt, das Aufgaben und Projekte lückenlos erfasst.

Übrigens: Wir verlosen wieder drei Bücher – Mehr dazu unten!

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„Ich versuche immer, den jeweiligen Tag in Angriff zu nehmen, aber manchmal überfallen mich mehrere Tage auf einmal.“
– Ashleigh Brilliant

Jemand, der eine überwältigende Zahl von Aufgaben zu bewältigen hat, kann dennoch produktiv arbeiten und sich einen klaren Kopf sowie ein positives Gefühl entspannter Kontrolle bewahren. Geht nicht? Geht doch! Das behauptet zumindest Buchautor David Allen. Seit über 20 Jahren beschäftigt er sich mit dem Thema Produktivität und berät unter anderem die US-Navy, Microsoft und die Weltbank. Seine Zeit- und Selbstmanagementmethode „Getting Things Done“ soll helfen, die vielen Aufgaben in Job und Privatleben stressfrei unter einen Hut zu bekommen. Sein Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ ist das Handbuch zur Methode.

Wer produktiv sein möchte, muss den Kopf frei bekommen

ZeitmanagementKerngedanke der Methode ist es, das Gehirn von allen Aufgaben – und scheinen sie noch so unbedeutend zu sein – zu befreien. Das soll verhindern, dass uns ständig störende Gedanken (Nach der Arbeit noch Milch kaufen und die E-Mail an den Chef nicht vergessen!) in die Quere kommen und den Produktivitätsfluss unterbrechen. Konsequentes Aufschreiben und Sammeln aller Aufgaben ist Kernstück von David Allens Methode. Unerledigte Dinge oder unabgeschlossene Situationen sollen so aus dem Kopf herausgeholt werden, ansonsten kreisen die Gedanken immer wieder um Dinge, die auf der geistigen To-Do-Liste stehen. Und das oft genau dann, wenn man überhaupt nichts in der Sache unternehmen kann. Der Kopf erinnert während des Meetings plötzlich daran, dass man den Kindern noch das Geld für den Schulausflug geben muss. Nicht sehr zielführend, oder? Das ständige Erinnertwerden erzeugt einen alles durchdringenden Stresszustand. Für das Sammeln der Aufgaben gilt folgende Regel: ALLES wird erfasst. Privates genauso wie berufliches, dringende Erledigungen, unwichtige Kleinigkeiten – einfach alles.

Alle Aufgaben erfassen und systematisch abarbeiten

  • Für die Erfassung können verschiedene Hilfsmittel zum Einsatz kommen, z.B. ein klassischer Eingangskorb für Briefe und Post, ein Notizbuch, Apps auf dem Handy, ein Diktiergerät oder womit auch immer man gerne arbeiten möchte. Voraussetzung ist, dass alle Aufgaben festgehalten werden, möglichst wenig Sammelbehältnisse verwendet und diese regelmäßig geleert werden. Das Aufschreiben kostet anfangs vielleicht etwas Zeit, der Kopf gewöhnt sich aber an den externen Erinnerungsspeicher und stellt sein ständiges Erinnern an Taks ab.
  • Sind die Eingangsboxen gefüllt, geht es ans Durcharbeiten des Inhaltes. Welche Aufgaben warten auf Erledigung? Memos, Briefe, E-Mails, Einkaufslisten, eine Einladung oder ein Knopf, der angenäht werden muss. Hier geht es ums Identifizieren der Aufgaben und Projekte.
  • Kann man in einer Sache etwas tun? Wenn Nein: Wegwerfen, archivieren (Wiedervorlage z.B. in einem Hängeregister) oder speichern. Wenn Ja: Sofort erledigen, wenn es nicht mehr als 2 Minuten Zeit in Anspruch nimmt oder an jemanden delegieren. Alles, was für die Erledigung mehr Zeit in Anspruch nimmt, nennt Allen bereits ein Projekt – und die wandern auf eigene Projektlisten bzw. in den Terminkalender.
  • Gesammelte Projekte landen ohne Prioritätenreihung auf der Projektliste. Die Liste ist nur ein Index aller Projekte und gibt einen horizontalen Überblick. Material und Hilfsmittel, die dafür benötigt werden, kommen in eigene Ordner, Dateien, Boxen oder Mappen – vertikal geht es hier in die Tiefe. Notwendige Termine werden im Kalender eingetragen, falls nötig wird eine Materialsammlung erstellt. Auf eine Erinnerungsliste kommen nächste Schritte, die für die Erledigung des Projektes notwendig sind.
  • Das System von David Allen scheint auf den ersten Blick kompliziert zu sein, ist es aber nicht. Mit Einträgen im Kalender, Checklisten, Post-it Notizen oder Einkaufslisten arbeitet man ohnehin. Der Unterschied besteht bei Allen nur darin, dass wirklich alles erfasst und die Abarbeitung einem bestimmten System untergeordnet wird. Dazu zählen auch die regelmäßige Auseinandersetzung mit seinen Listen und Mappen sowie das regelmäßige Befüllen und Abarbeiten seiner Eingangskörbe. Wer seinem System treu bleibt, wird mit einem freien Kopf belohnt – und so auch mit genügend Freiraum und Zeit, sich den wirklich wichtigen Dingen zu widmen und endlich wieder produktiv zu arbeiten.David Allen Getting Things Done

Zu gewinnen: Drei Ausgaben von “Wie ich die Dinge geregelt kriege”

Über 300 Seiten voller Tipps, Anleitungen und Motivation, seine Dinge in den Griff zu bekommen. Wir verlosen drei Exemplare des Ratgebers. Einfach bis einschließlich Sonntag, 16. November 2014 eine E-Mail mit dem Betreff „Selbstmanagement“ samt Postadresse an marketing@karriere.at senden. Die drei Bücher werden unter allen Einsendungen verlost – der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Die Gewinner werden per E-Mail informiert.

Bildnachweis: tomertu / Shutterstock; Eugenio Marongiu/ Shutterstock; Piper Verlag

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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