Urlaubszeit ist Chaoszeit: Vertretungen funktionieren mehr schlecht als recht

von in Arbeitsleben am Montag, 19. August 2013 um 20:27

Jeder mag Urlaub – zumindest den eigenen. Denn was für die einen die schönste Zeit des Jahres ist, bedeutet für zurückbleibende Kollegen oft puren Stress und berufliche Chaos-Tage. Zwei von drei Arbeitnehmern haben laut karriere.at-Umfrage schlechte Erfahrungen bei Urlaubsvertretungen gemacht.

Wenn der Urlaub ansteht, muss es meist schnell gehen. Zu viele Tasks gilt es noch abzuarbeiten: Projekte wollen finalisiert werden, eine Abwesenheitsnotiz sollte eingerichtet und der neue Pass noch schnell vom Bürgerservice abgeholt werden – und, und, und… Am ersten Urlaubstag stellt es sich dann oft ein, das nagende Gefühl: Was habe ich bloß vergessen?

Wenn es lediglich die eigens gekaufte Sonnencreme ist, sollte es kein Problem sein. Sind es berufliche Dinge, die im Trubel der Urlaubs-Vorfreude untergegangen sind, sind die Leidtragenden meist die lieben Kollegen. Dass mangelhafte Informationsflüsse, fehlende Briefings oder schlicht und einfach zu viele übertragene Aufgaben bei Kollegen auf Missgunst stoßen, belegt nun eine Online-Umfrage von karriere.at unter 491 Arbeitnehmern.

Vertretungen funktionieren „mehr schlecht als recht“

urlaubsvertretung_arbeitnehmerInsgesamt mehr als zwei Drittel haben demnach schlechte Erfahrungen mit Urlaubsvertretungen gemacht: So berichten 43 Prozent, dass der Workflow während der Urlaubszeit „mehr schlecht als recht“ funktioniert und viele Dinge unerledigt liegen bleiben. Ein weiteres Viertel (25 Prozent) sagt, dass es in ihren Abteilungen einfach gar kein Vertretungssystem gibt. 27 Prozent geben an, dass es zumindest leichte Einschränkungen durch Abwesenheiten gibt. Und lediglich fünf Prozent finden, dass trotz Ferienzeit im Betrieb alles „tadellos“ abläuft.

Zwei Drittel lassen Mitarbeiter selbst planen

urlaubsvertretung_arbeitgeberDas gibt zu denken: Denn jeder macht selbst gern Urlaub, kann es seinen Kollegen (aus Selbstschutz?) oft aber nur schwer gönnen. Woran liegt’s also? Möglicherweise an mangelnder Einteilung? Die Befragung von 182 Unternehmensvertretern legt diesen Schluss nahe: Zwei von drei (67 Prozent) vertrauen dabei auf die Selbstorganisation der Arbeitnehmer, 14 Prozent sagen, dass offene Tasks zur Urlaubszeit einfach gar nicht erledigt würden. 17 Prozent der Umfrageteilnehmer lassen Planungen von den Teamleitern durchführen. Und zwei Prozent der Befragten haben keine Probleme wegen Abwesenheiten. Grund: Ein fixer Betriebsurlaub.

„Sommerloch gibt es nicht mehr“

karriere.at-Geschäftsführer Jürgen Smid sieht in puncto Urlaubs- und Vertretungsplanung Führungskräfte in der Pflicht: “ Das sprichwörtliche Sommerloch gibt es in vielen Branchen einfach nicht mehr. Daher bedeuten Urlaubsvertretungen für viele Arbeitnehmer zusätzlichen Stress. Besonders groß wird dieser, wenn Aufgaben nicht klar verteilt sind.“ Urlaube sollten immer langfristig geplant werden und alle davon betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden: „Am besten ist es natürlich immer, wenn sich die Mitarbeiter ihre Urlaube selbst so einteilen, dass Vertretungen funktionieren. Wenn es jedoch zu Konflikten kommt oder Produktivitätseinbußen durch mangelhafte Planung zu erwarten sind, sollten sich Führungskräfte unbedingt in die Planungen einschalten.“

Rückkehr schon vor dem Urlaub planen

Ronald Lengyel

Ronald Lengyel

Gerade wenn Übergaben vor den Urlauben nicht optimal verlaufen sind, ist die Gefahr groß, dass auch für die Rückkehrer das Stresslevel plötzlich in die Höhe schnellt, weil viele Tasks einfach unerledigt liegen geblieben sind. Ronald Lengyel, Burnout-Lotse und Resilienz-Trainer, rät: „Beginnen Sie schon vor dem Urlaubsantritt, Ihre Rückkehr zu organisieren. Je besser Sie vorbereitet sind, desto weniger werden Sie die Zeit nach dem Urlaub als Belastung verspüren.“

Acht Experten-Tipps für Urlaubs-Rückkehrer

Lengyel gibt Urlaubs-Rückkehrern folgende Tipps:

  • Arbeitsantritt erst zur Wochenmitte: Wer es sich einteilen kann, sollte den Wiedereinstieg nach dem Urlaub auf einen Mittwoch verlegen. Die kürzere Woche zum Arbeitsstart vermittelt einen „soft entry“.
  • Termine erst ab dem zweiten Arbeitstag: 167 unerledigte Mails im Posteingang und keine Zeit zum Bearbeiten. Nach Möglichkeit sollte der erste Tag terminfrei gehalten werden, um sich selbst und die anstehenden Tasks organisieren zu können.
  • Überblick verschaffen: Gleich am ersten Tag sollte man sich bei Kollegen auf den neuesten Stand bringen. Was ist während der Abwesenheit geschehen, was nicht? Was sind aktuell die dringendsten Aufgaben?
  • Wichtige und dringende Dinge sortieren: Wie so oft hilft eine Prioritätenliste immens, um sich einen Überblick zu verschaffen. Wichtiges und Dringendes sollte sofort erledigt werden, weniger dringende Aufgaben sollten nach Möglichkeit auf Termin gelegt werden. Achtung: Bei der Erstellung der To-Do-Listen auf realistische Umsetzung achten!
  • Nein sagen: Wenn es die eigene Workload nach dem Urlaub nicht zulässt, sind die Wiedereinstiegs-Tage eine gute Gelegenheit, sich selbst im Nein-Sagen zu üben.
  • Anerkennung für Kollegen aussprechen, die die Vertretung übernommen haben: Ein kleines Mitbringsel aus dem Urlaub oder ein paar anerkennende Worte wirken oft Wunder. Das tut dem Arbeitsklima gut und sorgt auch vor der nächsten Urlaubszeit für weniger dicke Luft.
  • Ausgeschlafen zur Arbeit kommen: Wer erst am letzten Urlaubstag spätabends von der Reise ankommt, tut sich letztlich selbst nichts Gutes, da Konzentration und Leistungsfähigkeit meist noch schwer zu wünschen übrig lassen. Lieber einen zusätzlichen Urlaubstag nehmen.
  • Lieblingsfoto aus dem Urlaub mitnehmen: Urlaubsfeeling wirkt nach! Wer merkt, dass sich der Stresspegel wieder ins Unerträgliche steigert, kann für drei Minuten innehalten und sich zur Entspannung an den Urlaub zurückerinnern. Die positive Energie lässt sich nutzen – garantiert!

Bildnachweis: Nomad_Soul / Quelle Shutterstock, karriere.at (2), privat

Christoph Weissenböck

Christoph Weissenböck macht Kommunikation bei karriere.at. Und dazwischen Blogposts. Schreiben ist für ihn mehr als ein Job.

Durch die Nutzung unserer Angebote erklärst du dich mit dem Setzen von Cookies einverstanden. Mehr erfahren