Urlaubsplanung ohne Stress: Wer jetzt beginnt, spart sich die Sorgen

von in Arbeitsleben am Dienstag, 15. März 2011 um 13:02

Er ist ja bekanntlich die schönste Zeit im Jahr – der Urlaub. Bevor man diesen im Sommer dann aber entspannt antreten kann, bedeuten die ersten Frühlingswochen für viele noch puren Stress: Klappt heuer alles mit der Urlaubsplanung? Wird der Kollege mit Kind wieder so vorgereiht, dass sich mein Wunsch-Datum nicht ausgeht? Und warum komme ich beim Urlaubs-Einteilen mit den Kollegen immer unter die Räder? Weil Urlaubsplanung aber sein muss: Kümmern Sie sich rechtzeitig darum!

Urlaubsfeeling, ein Gefühl, das sich erst nach einer Woche Freizeit so richtig einstellt. Dann ist es aber unschlagbar. Und allein die Vorfreude auf die große Auszeit im Jahr lässt uns über Monate dann doch irgendwie lieber zur Arbeit gehen: Weil man ein Ziel vor Augen hat.

Nicht zu vernachlässigender Bestandteil der Urlaubs-Vorfreude, die sich mit den ersten Sonnenstrahlen in den heimischen Büros einstellt, ist zweifellos der Kollegen-Plausch darüber. Diesen gibt es allerdings nur, wenn alles reibungslos verläuft mit der Urlaubsplanung. Denn gibt es keinen Fix-Urlaub wie für Lehrer oder in Unternehmen die für einige Wochen Betriebsurlaub fix „zusperren“, gibt es einiges zu beachten. Vor allem für Vorgesetzte – die leider den Urlaub der Belegschaft oft noch als lästige Nebensache in der Jahresplanung sehen. Und dabei oft darauf vergessen, dass dies die Wochen sind, in denen ihre Untergebenen sich psychisch und physisch wieder für das neue Arbeitsjahr erholen und sich darauf einstellen.

Ganz egal, welches Modell der Urlaubsplanung in der Firma bevorzugt wird: Arbeitnehmer sollten sich spätestens jetzt klar werden, welche privaten Fixpunkte zu berücksichtigen sind, wenn in der Firma planungsmäßig die heiße Phase eintritt. Beispiele: Wann bekommt der Partner Urlaub? Wann sind Kinder auf Ferienlager? Gibt es große Familienfeiern, an denen man teilnehmen muss?
Je detaillierter man diese Daten im Kopf hat, umso mehr und stärkere Argumente hat man auch bei den Gesprächen mit Kollegen und/oder Vorgesetzten. Wer diese Vorab-Recherche vernachlässigt, wird dann in der Regel von Kollegen terminmäßig „überfahren“. Denn es gibt immer welche, die sich bereits Monate zuvor über die ideale Urlaubs-Konstellation informiert haben – beispielsweise mit dem karriere.at-Zwickeltagskalender (Bild klicken für PDF zum Ausdrucken!).


Vor allem auf Führungskräften lastet bei der Urlaubsplanung ein nicht unwesentlicher Druck: Einerseits müssen sie darauf schauen, dass alles gerecht zugeht – beispielsweise, dass Mitarbeiter, die bereits im Vorjahr mit Kompromissen zugunsten ihrer Kollegen leben mussten, in diesem Jahr etwas ausgleichende Gerechtigkeit erfahren. Dass Kollegen mit kleineren, nicht schulpflichtigen Kindern eventuell noch mehr Spielraum haben wie Eltern von Halbwüchsigen.

Urlaubsplanung: Kriterien definieren

Wie sollte also ein Vorgesetzter vorgehen, um Probleme bei der Urlaubsplanung zu vermeiden? Experten raten dazu, die Planungen den Abteilungsangehörigen selbst zu übertragen und nur bei Problemen regelnd eingreifen – nach nachvollziehbaren und klar definierten Kriterien: Welcher Kollege hat Kinder? Wer war lange nicht auf Urlaub? Wer hat aufgrund von langwierigen, intensiven Projekten lange freizeitmäßig stärker zurückstecken müssen als andere Kollegen?

Im Regelfall geschieht selbstständige Urlaubsplanung mittels eines Urlaubskalenders, in den Arbeitnehmer ihre Wunschtermine eintragen. Damit dieser jedoch funktioniert, sollten oben genannte Kriterien (z.B. Wer vertritt wen?) auch an alle kommuniziert worden sein, damit das Gesetz: „First come – first serve“ nicht zum Tragen kommt.

Christoph Weissenböck

Christoph Weissenböck macht Kommunikation bei karriere.at. Und dazwischen Blogposts. Schreiben ist für ihn mehr als ein Job.

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