Go digital: Tipps und Tools für den Abschied vom Papier

von in Arbeitsleben am Mittwoch, 9. März 2016 um 11:28

Das papierlose Büro ist trotz PC und mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets noch nicht Realität geworden. Wer den Abschied von der Zettelwirtschaft schaffen möchte, kann sich Helfer holen: Wir stellen Tools und Apps vor, die beim Beseitigen des Papierchaos helfen. Sie sind nicht nur im Job, sondern auch privat sehr brauchbar.

Trotz zunehmender Digitalisierung haben Briefe, Flyer, Abrechnungen, Zeitschriften, Visitenkarten und andere Unterlagen die heimischen Schreib- und Wohnzimmertische fest im Griff. Um das Papierchaos zu beseitigen, könnt ihr euch entweder ein gut funktionierendes, analoges Ordnungssystem zurechtlegen oder euch vom Papier verabschieden. Ob nur teilweise oder komplett – das bleibt ganz euch überlassen.

Tipps und Tools für den papierlosen Alltag

Der Übergang zum möglichst papierlosen Arbeits- oder Privatleben erfordert anfangs etwas Planung, das benötigt aber auch die Einführung eines analogen Ordnungssystems. Wenn ihr für euch festgelegt habt, wo ihr Dokumente speichern möchtet und welche Dinge ihr digitalisieren möchet, könnt ihr mit diesen Punkten weitermachen:

  1. Auf E-Billing umsteigen
    Bei vielen Unternehmen besteht bereits die Möglichkeit, Rechnungen (Handy, Kreditkarte etc.) digital anzufordern. Nicht vergessen, diese nach Erhalt auch zu sichern.
  2. Digitales Adressbuch
    Erhaltene Visitenkarten sofort digitalisieren und danach entsorgen
  3. Abos überprüfen
    Benötigt man wirklich alle abonnierten Zeitungen und Zeitschriften als physisches Exemplar? Umstieg auf digitale Publikationen für Tablet & Co. checken!
  4. Gerne wegwerfen
    Flyer und Werbeprospekte sollten es gar nicht erst bis an den Schreibtisch oder in die Wohnung schaffen. Unnötiges Papier bei der ersten Gelegenheit entsorgen und nicht auf später verschieben.
  5. Sicherheitskopien anlegen
    Gilt ohnehin für alle Daten: Regelmäßiges Sichern des Datenbestandes. Die Sicherungskopie sehr wichtiger Dokumente, die nur sehr schwer oder nicht ersetzbar sind, bewahrt man am besten auch an einem zweiten Ort auf.

Digitaler Kalender

Erster Schritt zum papierlosen Alltag: Der Umstieg auf eine Kalender-App. Die Auswahl an digitalen Kalendern ist riesig. Bei der Wahl einer App stellt sich u.a. die Frage nach gewünschten Synchronisierungsmöglichkeiten (z.B. Outlook, Google), Ansprüchen an das Design und ob ihr euch die App etwas kosten lasst. Nachfolgend nur eine kleine Auswahl an beliebten Kalender Apps:

  • WAVE Calendar
    Kostenlose App die alles kann, was ein Kalender können muss. Als Draufgabe gibt es noch die Möglichkeit, mit Google Tasks zu synchronisieren, das Wetter abzufragen und ansprechendes Design. In-App-Käufe für spezielle Ereignisse wie Sportevents sind möglich. WAVE Calendar ist für iOS und Android erhältlich.
  • SolCalendar
    Wer seine Termine und Aufgaben gerne mit Symbolen versieht, wird mit SolCalendar ziemlich sicher glücklich. Sync mit Google, Yahoo- und anderen Kalenderdiensten möglich, für die Darstellung gibt es jede Menge verschiedene Widgets. Die App ist kostenlos, allerdings nur für Android erhältlich.

To-Do-Liste immer dabei

Wer seine To-Do-Liste nicht in der Kalender-App führen möchte, benötigt eine extra App. Das Angebot ist auch hier riesengroß, deshalb nur eine kleine Auswahl:

  • Wunderlist
    Intuitive Handhabung, schönes Design: Wunderlist zählt zu den beliebtesten Tools im Bereich To-Do-Liste – völlig zu recht, wie wir finden!
  • Carrot
    Für iOS-User mit Spieltrieb vielleicht genau die richtige App. Für erledigte Tasks gibt es Punkte, mit genügend Punkten eine Belohnung.

Dokumente digitalisieren und archivieren

  • CamScanner
    Vom Kassenzettel über Visitenkarten bis zum Vertrag – mit CamScanner digitalisiert ihr auch unterwegs Dokumente, könnt sie in die Cloud speichern und bei Bedarf mit anderen teilen.
  • CamCard
    Kostenlose App um Visitenkarten zu scannen und zu speichern.
  • Hightail
    Dokumente und Daten sichern, teilen, downloaden und von überall aus Zugriff erhalten: Hightail ist für PC sowie mobile Endgeräte erhältlich und in der Basisversion kostenlos.
  • ABBYY Textgrabber
    Diese App scannt gedruckten Text, digitalisiert und übersetzt auf Wunsch.
  • Trello
    Ihr möchtet ganze Projekte oder private Vorhaben digital umsetzen und mit anderen daran arbeiten? Dann solltet ihr euch Trello genauer ansehen.
  • Google Docs
    Der Klassiker wenn es darum geht, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten oder zu sichern. Der Zugriff auf gespeicherte Inhalte ist auch offline möglich. Google Docs ist nicht nur im Job praktisch, sondern auch privat, z.B. um Reisedokumente auch ohne Internetverbindung immer dabeizuhaben.
  • Dropbox
    Wer Google Docs sagt, muss auch Dropbox sagen. 500 Millionen User nutzen bereits Dropbox, um Dokumente, Bilder, Musik und mehr zu verwalten.
  • Evernote
    Die eierlegende Wollmilchsau Evernote ist To-Do-List, Speicherplatz für Dokumente, Notizbuch und mächtiges Organisationstool in einem. Die Basisversion ist kostenlos, mehr Funktionen gibt es in den kostenpflichtigen Abo-Versionen.

Notizen machen

  • GoodNotes
    Skizzieren, schreiben, zeichnen – mit GoodNotes wird das IPad zum vollwertigen Notizbuch.
  • MyScript Smart Note
    Mit dieser App für Android oder iOS könnt ihr handschriftliche Notizen machen, diese digitalisieren, Fotos beschriften und alles in verschiedenen Cloud-Anwendungen speichern. Die Basisversion ist kostenlos.

Welche Apps und Tools nutzt ihr, um möglichst papierlos durch’s Leben zu kommen?

Bildnachweis: Soze Soze / Shutterstock

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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