Professionelles Onboarding: Checkliste für den erfolgreichen Start im Job

von in HR am Dienstag, 10. Februar 2015 um 11:15

Kein Arbeitsplatz, kein Computer und ein Team, das vom Arbeitsstart des neuen Kollegen völlig überrascht ist. Es gibt sie leider immer noch: Unternehmen, die neuen Mitarbeitern den Start im neuen Job unnötig schwer machen. Dabei sind die ersten Tage und Wochen ausschlaggebend dafür, ob sich Arbeitnehmer im Unternehmen wohlfühlen, sie schnell produktiv sind und nicht schon während der Probezeit wieder die Flucht ergreifen. Als kleine Starthilfe für gelungenes Onboarding stellen wir eine Checkliste als PDF zur Verfügung.

Oha, der Neue ist heute schon da!

Es könnte so einfach sein: Der neue Arbeitnehmer betritt an seinem ersten Arbeitstag das Unternehmen, die Belegschaft ist informiert, der Arbeitsplatz eingerichtet. In der Realität sieht es oft anders aus – am Empfang weiß keiner Bescheid, am Schreibtisch ist weit und breit kein PC in Sicht und die Kollegen suchen krampfhaft nach Beschäftigung für den neuen Kollegen. Um neuen Mitarbeitern die erste Zeit im neuen Job so angenehm wie möglich zu gestalten, ist professionelles Onboarding unverzichtbar.

Das leistet gutes Onboarding

Onboarding ChecklisteEine gut geplante Onboardingphase erfüllt nicht nur Wohlfühlzwecke. Wer als Mitarbeiter eine schlimme oder schlecht geplante erste Woche im neuen Job erlebt, verabschiedet sich im schlimmsten Fall noch während seiner Probezeit. Arbeitnehmer, die von Beginn an gut integriert werden, identifizieren sich auch von Beginn an mit der Kultur und den Werten des Unternehmens, können möglichst schnell produktiv arbeiten und zum Unternehmenserfolg beitragen. Gut geplantes Onboarding spart Zeit, Geld und schont die Nerven aller Beteiligten. Als Starthilfe für den eigenen Onboarding-Prozess gibt es hier ein PDF zum kostenlosen Download.

Drei Phasen, die neue Mitarbeiter durchlaufen

  • Vor dem Eintritt
  • Erster Arbeitstag / erste Arbeitswoche
  • Integrationsphase: Die ersten sechs Monate

Die Betreuung des neuen Arbeitnehmers beginnt schon vor dem ersten Tag im Unternehmen. Je nach Unternehmensgröße kann es hilfreich sein, dem neuen Kollegen bereits vorab Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Finden zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn Events mit dem Team, Geschäftspartnern oder Kunden statt? Dann ist es eine nette Geste, den Mitarbeiter dazu einzuladen. So können bereits vorab Kontakte in lockerem Rahmen geknüpft werden. Rechtzeitig vor Dienstantritt muss notwendige Infrastruktur besorgt werden: Arbeitsplatz, PC, Telefon, Schlüssel(karte), Visitenkarten, eventuell Dienstkleidung, Firmenhandy oder Dienstwagen.

Patensystem: Starthilfe im neuen Job

Wird neuen Kollegen am ersten Tag ein Pate oder Buddy zur Seite gestellt, muss dieser rechtzeitig informiert werden. Der Mentor oder Pate ist dabei nicht der Ansprechpartner für fachliche Fragen zum Arbeitsgebiet, sondern hilft bei der Eingewöhnung und dem Kennenlernen des neuen Arbeitgebers: Wen rufe ich bei Problemen mit der IT an? Wo bekomme ich Mittagessen? Wer verwaltet den Fuhrpark? Über den Arbeitsstart neuer Kollegen wird natürlich auch das betreffende Team bzw. die gesamte Belegschaft unterrichtet.

Onboarding Pate

Der erste Tag bzw. die erste Woche im neuen Job dient vorranging der Eingewöhnung. Langsam macht man sich mit der Firmenkultur, den neuen Kollegen und dem Arbeitsgebiet bekannt. Ein Unternehmensrundgang dient der ersten Orientierung und dem Kennenlernen aller Abteilungen. Die erste Woche aber möglichst nicht komplett mit Schulungen und Meetings zupflastern. Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht. Mit Werten und Umgangsformen im Team bzw. Unternehmen kann man neue Kollegen gleich anfangs vertraut machen. Dann müssen diese nicht mühsam herausfinden, ob das Du-Wort angebracht ist, gemeinsames Mittagessen auf dem Programm steht, wie man sich Kunden oder Lieferanten gegenüber verhält oder ob eine Kaffeepause nachmittags in Ordnung geht.

Ein erstes kurzes Feedbackgespräch kann man bereits nach einem Monat einplanen. Dann endet oft auch die einmonatige Probezeit. Manche Arbeitgeber planen nach drei Monaten nochmals ein Reflexionsgespräch zwischen Führungskraft und neuem Arbeitnehmer ein.

Strategisches Onboarding spart Zeit und Geld

Das Rad muss man nicht mit jedem neuen Arbeitnehmer neu erfinden. Wer seinen Onboardingprozess einmal erarbeitet hat, kann das standardisierte Verfahren für jeden neuen Mitarbeiter anwenden. Sinnvoll ist natürlich die Evaluierung des Prozesses in regelmäßigen Abständen. Dazu Feedback von jenen Mitarbeitern einholen, die sich bereits drei bis sechs Monate im Unternehmen befinden. Ein gut ausgearbeitetes Onboarding ist nicht zuletzt wichtiger Baustein im Zuge von erfolgreichem Employer Branding.

Bildnachweis: Singkham / Shutterstock; Blazej Lyjak / Shutterstock

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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