Das jährliche Mitarbeitergespräch: Am besten abschaffen?!

von in HR am Dienstag, 10. November 2015 um 11:00

Alle Jahre wieder taucht es unweigerlich in den Kalendern auf: Das Mitarbeitergespräch. Jetzt werden Ziele besprochen oder vorgegeben, Feedback ausgeteilt und hoffentlich auch eingeholt. Für Führungskräfte beginnt mit der Zeit der Jahresgespräche ein wahrer Meeting-Marathon. Kritik am Modell des klassischen Mitarbeitergespräches wird immer wieder laut. Business-Coach Anne M. Schüller meint: Die Gespräche in ihrer bisherigen Form haben längst ausgedient. Im Interview erzählt sie, wie zeitgemäße Alternativen aussehen können.

Jahresgespräche: Lästiges Pflichtprogramm aus der HR-Abteilung?

Anne M. Schüller

Anne M. Schüller

Das Absolvieren der Jahresgespräche zieht sich, je nach Anzahl der Arbeitnehmer, über Tage oder Wochen. Meist werden lange Checklisten durchgeackert, Ziele vorgegeben, Feedback zwischen Lob und Tadel ausgeteilt. Ist das Jahresgespräch lästige Pflicht, Zwangsverordnung oder hat es doch das Zeug zum wertvollen Führungsinstrument? All jene, die das jährliche Gespräch am liebsten abschaffen würden, finden hier eine Mitstreiterin: Anne M. Schüller plädiert dafür, das klassische Mitarbeitergespräch zu überdenken und erzählt im Interview, warum ein Jahresgespräch meist keine zeitgemäße Form des Feedbacks ist.

„Mitarbeitergespräche werden gemanagt – nicht geführt“

Was spricht gegen die Durchführung eines Jahresgesprächs zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer?

Schüller: Wir leben in Zeiten der digitalen Transformation. Das heißt, Entwicklungen finden nicht mehr linear, sondern exponentiell statt – Veränderungen ergeben sich von daher rasend schnell. In diesen neuen Zeiten kann man nicht mehr mit Managementtools aus dem letzten Jahrhundert agieren. Dies gilt vor allem für klassische Budgetierungsverfahren, Mitarbeiterjahresgespräche und Zielvereinbarungssysteme nach alter Manier. Denn was den Unternehmen heute im Markt begegnet, ist permanente Vorläufigkeit. Und die größten Chancen liegen meist jenseits der Pläne. Derzeit lauern „Schwarze Schwäne“ (Nassim Nicholas Taleb), also höchst unwahrscheinliche Ereignisse, an jeder Ecke. Dafür sollten Wenn-dann-Szenarien, flexible Ziele und Optionen für verschiedene Zukünfte auf Abruf in der Schublade liegen. Denn „Schwarze Schwäne“ warten nicht auf Budgetierungstermine. Und „Weiße Schwäne“ schon gar nicht.

Vor dem Mitarbeitergespräch

Zudem: Mitarbeitergespräche werden gemanagt – und gar nicht geführt. Wie das? Ich frage einmal andersherum: Stellen Sie sich eine Unterhaltung mit Kumpels vor, bei der über den Ausgang eines Bundesligaspiels gefachsimpelt wird. Würden Sie das mithilfe einer Checkliste tun? Häkchen hinter die besprochenen Punkte setzen? Zwanghaft bis zum Ende eines Gesprächsleitfadens gehen? Natürlich nicht! Denn ein gutes Gespräch ist wie ein harmonischer Tanz, der aus wechselseitigem Fragen, Hinhören, Einfühlen, Wertschätzen, Antworten besteht. Der Führende muss sich auf seinen Tanzpartner einlassen können, damit der sich nicht in einem Schraubstock wähnt. Und der Geführte muss diesen Tanz wollen, damit das Ganze nicht steif und holprig wird. Natürlich gibt es auch beim Tanzen ein Pflichtprogramm, doch der wahre Genuss entsteht erst im Freiraum der Kür.

In vielen Mitarbeitergesprächen geht es in der Praxis ohne Gesprächsleitfäden und Checklisten aber nicht?

Schüller: Im beruflichen Kontext werden für alle denkbaren Situationen Formulare entwickelt und Gesprächsvorlagen industriell vorproduziert. So mutieren vollstrukturierte Checklistengespräche zu einem Verhör. Wie es dazu kommt? Wo hauptsächlich Männer regieren, werden Regeln und klare Ansagen gebraucht, meint der Führungskräftecoach Claus von Kutzschenbach. „Gebrauchsanweisungssüchtig“ nennt er das. Seine Erklärung dafür? Wenn Männer in unbefriedetes Gelände geraten, dann müsse jeder ganz genau wissen, was seine Rolle sei, und wie er sich zu verhalten habe. Unbefriedet ist ein Gelände, das man kaum kennt, und das potenzielle Gefahren birgt. Könnten das die Fallstricke ausbrechender Emotionen sein? Oder die Sorge vor einem drohenden Kontrollverlust? Oder die Angst, Mitarbeiter würden nicht wie gewollt spuren? Das alles gilt insbesondere für Mitarbeiter-Jahresgespräche. Die sind für viele nichts als ein lästiges Pflichtprogramm aus der HR-Abteilung.

Checkliste für das Mitarbeitergespräch

Es gibt Fälle, da müssen sich beide Seiten durch zwanzigseitige Vordrucke quälen. Und jede Frage ist für jeden Mitarbeiter auf der ganzen Welt haargenau gleich. Wegen der Vergleichbarkeit! Unterschiedliche Mitarbeitersituationen oder kulturelle und länderspezifische Gegebenheiten fallen dabei unter den Tisch. Sowas ist eine Farce! Das Führen nach Checkliste macht Menschen zu fremdgesteuerten Wesen, zu Marionetten der Administration, die nur anfangen zu tanzen, wenn man an den entsprechenden Strippen zieht. Zwar kann ein ausgeklügeltes Formularwesen dabei unterstützen, vorgegebene Ziele zu erreichen, man kann dabei aber auch sehr viel wertvollere Ziele verpassen. Denn Kreativität wird sich nie dort entfalten, wo sie einem festgelegten Weg folgen soll. Schon allein deshalb brauchen Wissensarbeiter Beweglichkeit und kein Gängelprogramm.

Manche Ziele erfordern unlautere Mittel

Ohne Zielsetzungen kommt kein Jahresgespräch aus. Welche Alternative zum klassischen Gespräch würden Sie vorschlagen, um trotzdem Ziele zu definieren?

Schüller: Wenn überhaupt, dann sollten Zielführungsgespräche projektweise durchgeführt werden. Dabei gibt es eine positive und eine negative Richtung:

  • Im ersten Fall, dem positiven, geht es um Zielvereinbarungen, die gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet werden. Die Ziele sind hoch gesteckt, aber realistisch, und vom jeweiligen Mitarbeiter auch tatsächlich gewollt. Der Fokus liegt nicht auf formaler Zielerfüllung, sondern auf erreichbarem Erfolg und eigenverantwortlicher Arbeit.
  • Im zweiten Fall, dem negativen, geht es um Zielvorgaben. Dabei werden Ziele ganz weit oben festgelegt oder willkürlich verändert, und dann via Führungskraft durchgereicht. Die faktische Unerreichbarkeit solcher Ziele, eine aufgeblähte Zielerreichungsbürokratie und strikte Überwachungspraktiken sorgen nicht nur für massiven Leistungsdruck, sie öffnet auch Tür und Tor für Systembetrug. Denn man wird für Punktlandungen auf Ratespiele belohnt.

Denn manche gesetzten Ziele sind nur mit unlauteren Mitteln zu schaffen. Zum Beispiel? Ein Budget darf selbst dann nicht überschritten werden, wenn dies noch so vernünftig wäre. Damit es aber nicht verfällt, wird es kurz vor dem Stichtag für die blödsinnigsten Dinge verprasst. Liegt man hinter den Planzahlen zurück, die rein willkürlich festgesetzt wurden – hui, das gibt Ärger. Doch überschreiten sollte man sie besser nicht, dann würden sie im Jahr darauf nur noch weiter nach oben gesetzt.

Und wenn es um das Jahresgespräch als Ort für Feedback geht?

Schüller: Heute gibt es gar keine andere Wahl: Feedback sofort! Vor allem junge Mitarbeiter erwarten von ihrer Firma nun das Gleiche wie von einem Online-Game: instant gratification, alles möglichst sofort. „Ich will meinen Punktestand wissen, und zwar gleich!“ „Lob und Kritik? Wie geil!“ So tasten sich die Millennials via Feedback voran. Gamer sind es gewohnt, Fehler zu machen und sich in den jeweiligen Communitys darüber auszutauschen. „Game over?“ Kein Problem, nächster Versuch! Und der aktuelle Score ist immer präsent. In einem solchen Szenario mit Rückmeldungen bis zum Jahresgespräch warten? Tödlich!

Zur Person: Anne M. Schüller

Anne M. Schüller ist Expertin für Touchpoint Management und Loyalitätsmarketing. Sie ist Autorin zahlreicher Management-Bücher und als Speaker, Autorin, Gastdozentin an Hochschulen und Businesscoach tätig.

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Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.