Nichts zum Fürchten: Das moderne Mitarbeitergespräch

von in Arbeitsleben am Mittwoch, 12. Dezember 2012 um 11:41

Die Vorweihnachtszeit ist in vielen Unternehmen die Hochsaison für Mitarbeitergespräche. Warum dies nicht optimal ist, besser zwei oder drei Termine jährlich wären und was das moderne Feedbackgespräch ausmacht, erklärt die Unternehmensberaterin Miriam Gross. Sie berichtet neben der richtigen Vorbereitung auch von nervösen Chefs, und warum es wichtig ist, dass diese sich menschlich zeigen und auch einmal über ihre Unsicherheit oder Nervosität sprechen.

Neu im Fokus: Interesse am Menschen

Was zeichnet das moderne Mitarbeitergespräch aus?

Miriam Gross

Miriam Gross

Miriam Gross: Der größte Unterschied ist dieses Interesse an den Mitarbeitern und die Frage: Wie geht es meinen Mitarbeitenden? Das Interesse am Menschen, an der Begegnung, an diesem gemeinsamen Voranbringen und Optimieren. Weiters ist ein Unterschied jener, dass es darum geht, wirklich gute Rückmeldung zu geben und auch zu nehmen als Führungskraft.

Ist ein Protokoll nach dem Gespräch üblich?

Miriam Gross: Ja, am besten ist hierbei, wenn der Mitarbeiter selbst das Protokoll schreibt, um überprüfen zu können, ob auch wirklich das angekommen ist, was ich als Führungskraft gemeint habe. Das muss natürlich vorher abgesprochen sein. Manchmal ist es übrigens üblich, dass dieses Protokoll an die nächst höhere Führungsebene oder die Personalabteilung weitergegeben wird. Meines Erachtens gehören an diese aber nur Informationen über künftige Weiterbildungen. Alles andere ist mein persönliches Protokoll zwischen Mitarbeiter und mir. Diese Vertraulichkeit schafft auch wieder Offenheit. Wir raten in unseren Seminar den Führungskräften sogar dazu, die Protokolle bei einem Wechsel des Arbeitsplatzes zu vernichten. Außer natürlich der Mitarbeiter möchte, dass der Chef diese an seinen Nachfolger weitergibt. Denn nur so hat der Mitarbeiter die Chance, mit einer neuen Führungskraft neu zu starten.

Die investierte Zeit kommt mehrfach zurück

Sind die Leute heute vor einem Mitarbeitergespräch noch nervös?

Miriam Gross: Ich hab inzwischen viele Mitarbeiter und auch Führungskräfte, die Spaß am Mitarbeitergespräch haben. Die dieses als Führungsinstrument erleben, sich sogar darauf freuen, weil sie selber eine Rückmeldung zu ihrem Führungsstil erhalten und durch das häufig geführte Gespräch Orientierung erhalten, was ihre Mitarbeiter tun, wie es denen geht und auch viel besser deligieren können. Sie wissen, der Mitarbeiter läuft auf meiner Spur. Man kann sagen sie investieren Zeit in Mitarbeitergespräche und bekommen aber viel mehr Zeit zurück. Wenn Mitarbeiter ernst genommen werden, trauen sie sich zudem mehr zu sagen und etwa auch mitzuteilen, wenn sie sich im Unternehmen nicht mehr wohlfühlen bzw. nach einer neuen Stelle umzusehen. Durch diesen Umgang wachsen auch die Loyalität des Mitarbeitenden und das Vertrauen.

„Mitarbeiter und Chef sitzen am Spielfeldrand“

Sind Leitfäden für Mitarbeitergespräche sinnvoll?

Miriam Gross: Leitfäden sind wichtig, denn sie geben beiden Seiten Orientierung und helfen bei der Vorbereitung. Je häufiger ich ein Mitarbeitergespräch führe, umso eher kann ich diesen Leitfaden auch ad acta legen. Ich habe den Leitfaden dann im Kopf und das Gespräch wird eher vom Prozess gesteuert. Dennoch sind Leitfäden gerade in kleinen Unternehmen wichtig. Denn dort gibt es oft das Argument, dass man sich ja jeden Tag unterhält. Der entscheidende Unterschied ist aber, dass das tägliche Gespräch zwar durchaus seinen Wert hat, das Mitarbeitergespräch aber noch einen Mehrwert hat. Es ist gerahmt und braucht eine Vorbereitung. Es ist so, als würde die Führungskraft mit dem Mitarbeiter am Spielfeldrand sitzen und von Außen eine gemeinsame Analyse durchführen. Das ist etwas anderes als diese Alltagsgespräche, wenn man von Außen auf sich selbst schaut. Wir nennen dies die Metaebene einnehmen – und dies passiert im Alltag nicht.

Mindestens zwei Termine jährlich sind ideal

Ist das klassische „einmal jährlich“ für ein Mitarbeitergespräch ausreichend?

Miriam Gross: Also wenn man es nur einmal jährlich durchführt ist das meines Erachtens nach eine Farce. Für mich ist das Mitarbeitergespräch ein wertvolles Führungsinstrumen und Führung findet permanent statt. Deswegen braucht es immer mindestens zwei, wenn nicht drei Gespräche. Eines für die Vorausschau, eines für die Rückschau und eine Zwischenbilanz. Denn die Ziele verändern sich, bleiben kaum ein ganzes Jahr. Es ändert sich der Markt, der Kunde, intern verändert sich vielleicht etwas.

No Gos: Monologe und Mehrfachfragen

Wie sollte ein Mitarbeitergespräch nicht verlaufen?

Miriam Gross: Was ich häufig erlebe, ist dass Führungskräfte vor einem Mitarbeitergespräch selber auch aufgeregt sind und gleich zu Beginn mit einem Monolog oder Mehrfachfragen starten. Das hat zur Folge, dass der Mitarbeiter nach 30 Sekunden abschaltet bzw. bei Mehrfachfragen weiß man nicht mehr, worauf man antworten soll. Was auch fatal ist, ist wenn zwischendurch noch andere Gespräche laufen – das Handy klingelt, die Assistentin reinkommt. Weiters sollten Führungskräfte nicht mit Aussagen kommen wie: “Ich habe gehört, dass Sie …“ Da überlegt der Mitarbeiter sofort: Wer war das? Wer von meinen Kollegen hat das gesagt? Wenn ich einem Mitarbeiter Rückmeldung zu einem Verhalten geben will, das mir nicht gefällt, muss ich mich selber auf die Suche nach Daten, Zahlen und Fakten machen.

So funktioniert das Gespräch

Was sind Tipps für ein funktionierendes Mitarbeitergespräch?

Miriam Gross: Also zum einen ist eine Vorbereitung anhand der Leitfäden für beide Seiten ganz wichtig. Beide müssen vorab klären, was für sie das Ziel von dem Gespräch ist. Als Mitarbeiter muss ich mich fragen: „Was will ich von meiner Führungskraft wissen?“ bzw. „Wie schätzt mich meine Führungskraft ein?“ Ich würde mich als Mitarbeiter nicht damit zufrieden geben, dass die Führungskraft sagt: „Ist gut, läuft alles prima.“ Es gilt zu klären, woran dies festgemacht wird und was ich als Mitarbeiter etwa noch besser machen kann. Als Mitarbeiter habe ich auch die Chance meiner Führungskraft Rückmeldung zu geben. Hier kann es darum gehen, wo man die Führungskraft mehr braucht aber auch, wo man mehr Freiheiten wünscht. Neben der Vorbereitung muss es eine Einladung mit einer gemeinsamen Terminabstimmung geben. Falsch wäre etwa, wenn der Chef einen Termin vorgibt, der den Mitarbeiter unter Zeitdruck stellt. Damit das Gespräch gut verläuft, ist auch die Atmosphäre wichtig. Für jemanden, der Bürosituationen nicht gewohnt ist etwa, kann es hilfreich sein, wenn das Gespräch etwa in einem Café passiert. Wichtig ist hier nur, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Auch die Sitzordnung ist wichtig: Für ein gutes Rückmeldegespräch ist eine Besprechungsecke gut und eine Sitzhaltung von einem offenen 90 Grad Winkel. Ganz wichtig ist auch, dass ich mich als Führungskraft als Person zeige. Wenn ich etwa nervös bin kann ich davon ausgehen, dass es dem Mitarbeiter genauso geht. Nichts ist dann schlimmer, als ganz souverän erscheinen zu wollen. Besser ist, zu der eigenen Unsicherheit zu stehen und diese auch anzusprechen. Mein Erleben ist, dass es beiden Seiten dadurch besser geht.

Zur Person: Miriam Gross

Miriam Gross ist seit 1998 als systemische Beraterin tätig, damals mehr im sozialen Bereich und für Privatpersonen. Danach kam der Wechsel in die Unternehmensberatung. Gross ist seit 2003 selbständige Unternehmensberaterin, seit 2011 ist sie mit Geschäftspartnerin Doro Hepp „Gross und Hepp – Systemische Unternehmensentwicklung„. Angeboten werden Seminare und Trainings, Organisatons- und Teamentwicklung sowie die Begleitung von Changeprozessen.  „Hier machen wir die Erfahrung: Alles ist Kommunikation.“

Bildnachweis: IS2 / Quelle Photocase, Gross

 

 

Heike Frenner

Heike Frenner schreibt seit April 2012 für karriere.at In nächster Zeit jedoch nicht so oft und vermutlich mit leichtem Baby-Schwerpunkt.

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