Meetings: Viele gehen rein – wenig kommt raus!

von in Arbeitsleben am Freitag, 7. Januar 2011 um 10:32

Sie kennen das? Tage, an denen eine Besprechung der nächsten folgt. Und am Ende der Arbeitszeit fragt man sich: War das jetzt wirklich notwendig? Was wurde effektiv „weitergebracht“? War das Meeting unproduktiv? Wie man Meetings so optimiert, dass sie Projekte voranbringen und für die Anwesenden eine Bereicherung sind, weiß Psychologin und Psychotherapeutin Christa Schirl-Russegger. (Wegen des gestrigen Feiertags ausnahmsweise an einem Freitag…).

Ich habe Mechatronik studiert und bin seit drei Monaten Projektleiter. Ein wichtiges Aufgabengebiet ist die Leitung von Projekt-Sitzungen. Mit diesen Meetings bin ich sehr unzufrieden: Die Besprechungen  laufen unkoordiniert ab, wir fangen unpünktlich an, die Zeit läuft uns regelmäßig davon, ein paar Kollegen sagen gar nichts und am Ende ist vieles offen und unklar. Wie kann ich Meetings effektiver gestalten?

Kompliment! Sie geben zu, was in vielen Teams läuft: Meetings laufen unproduktiv ab und hinterlassen Unklarheiten und Frust. Sie sind zu einem „Ritter der Schwafelrunde“ geworden! Das Gute daran: Mit wenigen Maßnahmen lassen sich die Effektivität und Ergiebigkeit erhöhen.

Zuerst gilt, beginnen Sie Meetings, auch wenn noch nicht alle anwesend sind, pünktlich. Wer einmal wartet, wartet immer. Formulieren Sie klar, dass Ihnen Pünktlichkeit wichtig ist und geben Sie den Verspäteten keine Zusammenfassung des bisher Gesagten. Legen Sie nach einem kurzen „Warm Up“ fest, was bei dem Meeting erreicht werden soll. Möchten Sie Ideen sammeln oder geht es darum, Aufgaben zu verteilen? Listen Sie die Tagesordnungspunkte auf.

Auch beim Meeting: Vorbereitung ist alles

Dazu müssen Sie inhaltlich gut auf die Besprechung vorbereitet sein. Je besser Sie organisiert sind, um so schneller kommen  Sie an das Ziel. Setzen Sie zeitliche Rahmen für die Besprechungspunkte. Bleiben Sie in Ihrer Leitungsrolle und führen Sie das Gespräch immer wieder auf die Aufgabenstellung zurück. Halten Sie in einem Protokoll Ergebnisse und Zuständigkeiten fest: „Wer macht was bis wann?“. Verteilen Sie das Protokoll an alle Teilnehmer. Nehmen Sie sich am Ende der Besprechung Zeit, um zu reflektieren, wie das Meeting gelaufen ist und was verbessert werden könnte.

Am Schluss eine Grundregel, die Führungskräfte unbedingt beachten sollen: Effektive Führungskräfte sind die ersten, die zuhören und die letzten, die reden. Effektive Führungskräfte denken oder sagen nicht „ICH“ sondern „WIR“. Ein gutes Meeting bedeutet, dass gemeinsam agiert und gemeinsam Lösungen gefunden werden.

Zur Person:
Christa Schirl-Russegger ist Klinisch- und Gesundheitspsychologin, zertifizierte Arbeitspsychologin und sinnzentrierte Psychotherapeutin. Neben der Tätigkeit in ihrer eigenen Praxis ist sie außerdem Trainerin und Vortragende. Ihre Expertise stellt Christa Schirl-Russegger seit mehreren Jahren zahlreichen Medien zur Verfügung..

Christoph Weissenböck

Christoph Weissenböck macht Kommunikation bei karriere.at. Und dazwischen Blogposts. Schreiben ist für ihn mehr als ein Job.

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