In sechs Schritten zum erfolgreichen Projekt

von in Arbeitsleben am Montag, 15. Juli 2013 um 20:18

Frustrierend ist, wenn man im Projekt für den Papierkorb arbeitet – egal ob für den am Desktop oder jenen unter dem Schreibtisch. karriere.at wollte es wissen und befragte Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur Frage „Woran scheitern Projekte am häufigsten?“. Ein Fahrplan für erfolgreiches Projektmanagement verrät in 6 Schritten, wie Sie dieses Scheitern vermeiden.

Die Probleme sind auf allen Ebenen die selben

projekte_scheitern_arbeitnehmerEines gleich vorweg – bei der Suche nach den Projekt-Killern zeigt sich, dass die Probleme immer die selben sind: Sowohl Unternehmensvertreter als auch Mitarbeiter klagen am häufigsten über Entscheidungsschwäche und mangelhafte Projektplanung. 32 Prozent der 547 befragten Arbeitnehmer meinen, schlechte Planung sei der häufigste Grund für das Scheitern, 32 Prozent orten die Probleme in einer entscheidungsschwachen Führungsebene. Schlechte Zusammenarbeit in den Projektgruppen beklagen 19 Prozent der Befragten, ausstehende Entscheidungen sind mit 15 Prozent das geringste Übel.

Führungskräfte zeigen sich selbstkritisch

projekte_scheitern_arbeitgeberÄhnlich sehen dies die 231 Voting-Teilnehmer auf Seiten der Führungskräfte. Hier orten sogar 34 Prozent den größten Projekt-Killer in der Entscheidungs- bzw. Delegationsschwäche. Schlechte Planung sowie das Warten auf Entscheidungen sind für jeweils 28 Prozent ärgerlich. Die Zusammenarbeit der Teams sehen übrigens nur zehn Prozent als Problemverursacher – zeigen sich die Manager in der karriere.at-Online-Umfrage selbstkritisch.

Frustrierende leere Kilometer

frustration_aerger„Gescheiterte Projekte wirken sich nicht nur unmittelbar negativ auf den Unternehmenserfolg, sondern auch auf die Motivation und Kreativität der beteiligten Mitarbeiter aus. Schlechte Projektvoraussetzungen sind für Mitglieder von Arbeitsgruppen nicht nur zeitraubend, denn sie bedeuten auch Mehraufwand: Leere Kilometer frustrieren auf Dauer, vor allem, wenn Ergebnisse niemals zufriedenstellende Lösungen darstellen“, kommentiert Jürgen Smid, karriere.at-Geschäftsführer, die Ergebnisse. Unterschätzt werde seiner Meinung nach zudem der Faktor Mensch in Projektgruppen. „Gerade in schwierigen Projektphasen entscheiden oft der persönliche Einsatz und die  Zusammenarbeit im Team über Erfolg und Misserfolg. Teams funktionieren umso besser, je besser auch die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit sind.“

„Das ist eine Illusion“

illusionWie aber sehen die idealen Rahmenbedingungen für neue Projekte aus? Markus Novak, Produkt- und Projektmanager am WIFI Österreich, erklärt. „Der wichtigste Part ist der richtige Beginn. Denn der Auftraggeber hat meist nur eine vage Vorstellung davon, was am Ende des Projekts rauskommen soll. Ganz entscheidender Punkt ist daher, dass zwischen Projektmanager und Auftraggeber geklärt wird, was das konkrete Ziel ist.“

Den idealen Projektmanager gibt es nicht

Markus Novak

Markus Novak

Ein Projekt ist zudem ein laufender Prozess, es braucht Meilensteine und Rückkopplungsschleifen. Auch sollte rechtzeitig geklärt werden, wie Abstimmungen gestaltet werden und welche Personen daran teilnehmen. „Die Gefahr ist oft, dass Leute, die relevante Infos haben, nicht eingebunden werden“, berichtet der WIFI-Trainer. Den idealen Projektmanager gibt es seiner Meinung nach so wenig wie das perfekte Leben. Eine Person, die Projekte leitet, sollte jedoch strukturiert denken können, das Handwerkszeug des Projektmanagements beherrschen und eine mutige Sozialkompetenz zeigen.

„Brauche jemanden, der die Führung übernimmt“

Damit gemeint ist die Fähigkeit, Probleme nicht nur zu erkennen, sondern auch rechtzeitig anzusprechen. „Es ist natürlich sehr branchenabhängig aber Projektmanager begegnen immer wieder Fragen der Macht und Akzeptanz. Zudem ist es wichtig, dass sie sich auf eine Gruppe einstellen und diese moderieren können.“ Grundsätzlich, so Novak, ist ein Projektleiter bei einer Gruppe ab fünf Personen sinnvoll, „aber auch bei kleineren Gruppen brauche ich jemanden, der die Führung übernimmt.“

Fahrplan für erfolgreiche Projekte:

Nicht immer steht jedoch ein professioneller Projektmanager bereit – wie also vorgehen, wenn man „über Nacht“ durch ein Projekt mehr Verantwortung erhält? Hier der Fahrplan für erfolgreiche Projekte von WIFI Wien-Projektmanagement Lehrgangsleiter Rudolf Randus:

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Rudolf Randus

1. Messbare Ziele: „Der wesentliche erste Schritt ist, dass die Ziele klar definiert und messbar gemacht werden“, so Randus. „Es zeigt sich immer wieder, dass die, die den Auftrag  erhalten haben, die konkrete Zielsetzung nicht richtig hinterfragen.“ Schwammige Formulierungen bei der Auftragsvergabe sollten unbedingt vermieden bzw. klare Angaben verlangt oder ausdiskutiert werden. „Gerade Mitarbeiter, die unerfahren oder neu in einem Unternehmen sind, trauen sich das oft jedoch nicht und so startet ein Projekt rasch mit Unklarheiten.“

2. Projektteam bilden: Als nächsten Schritt empfiehlt Randus sich jene Experten, die für die erfolgreiche Projektabwicklung möglicherweise fehlen, ins Boot zu holen. Meist passiert dies durch die Formung eines Projektteams. Ist die Expertise vorhanden, können wichtige Faktoren wie etwa die Kosten einfacher und richtig eingeschätzt werden.

3. Projektleiter wählen: „Der Projektleiter ist gegenüber dem Auftraggeber für eine erfolgreiche Umsetzung der vereinbarten Ziele verantwortlich“, so Randus. Die Wahl dieser Person sollte daher nicht auf Zufall basieren bzw. alleine daraus resultieren, dass jemand gerade frei ist. Weiters empfiehlt der Projektmanagement-Profi, besonders den wenig erfahrenen Mitarbeitern den Rücken zu stärken. „Sonst werden diese womöglich zum Spielball der erfahrenen Beteiligten.“

aufgabenverteilung4. Aufgabenteilung: Nun geht es darum zu klären, wer welche Teile tatsächlich umsetzt. „Hier ist ein konsequentes Controlling wichtig. Es empfiehlt sich, Arbeitspakete zu erstellen und den Fortschritt stetig zu überprüfen. Denn nur dann kann man rechtzeitig reagieren, wenn etwas nicht wie gewünscht läuft.“

5. Den Chef ins Boot holen: Rückendeckung sowie Interesse der Auftraggeber sollte das ganze Projekt über erhalten werden. „Ich rate dazu, den Auftraggebern regelmäßig – und zwar am besten persönlich – den aktuellen Projektstand mitzuteilen. Auch die Entwicklung der Kosten und Termine sollte hierbei Thema sein“, weiß Randus.

6. Feiner Abschluss: Nach Projektende sollte ein Abschlussbericht verfasst werden, in dem auch Schwierigkeiten oder Hindernisse dokumentiert werden. „Dies bietet den nachfolgenden Projektmanagern die Möglichkeit, Fehler nicht wiederholen zu müssen und die eigene Planung zu verbessern.“

Weitere Infos zum Lehrgang gibt es online bzw. im Podcast:  „Hilfe, wie manage ich ein Projekt

Zu den Personen: Markus Novak und Rudolf Randus

Der Betriebswirt Markus Novak ist zertifizierter Qualitätstechniker sowie Zertifizierter Manager (FH) des Malik Management Zentrums St. Gallen. Seit 1998 arbeitet er als Kommunikations-, Persönlichkeits- und Führungskräftetrainer und bildet seit 2002 MindWalking®-Trainer aus. Seit 2005 ist er zusätzlich im WIFI Österreich als Produkt- und Projektmanager tätig.

Rudolf Randus ist Lehrgangsleiter für Projektmanagement am WIFI Wien. Der Project Management Professional ist zudem als Berater in Österreich, Deutschland, der Schweiz und Tschechien tätig.

Bildnachweis: alphaspirit / Quelle Shutterstock, Tashatuvango / Quelle Shutterstock, Hannah Eckman / Quelle Shutterstock, Helder Almeida / Quelle Shutterstock

Heike Frenner

Heike Frenner schreibt seit April 2012 für karriere.at In nächster Zeit jedoch nicht so oft und vermutlich mit leichtem Baby-Schwerpunkt.

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