Raus an die Sonne! Sechs Tipps für effizienteres Arbeiten

von in Arbeitsleben am Mittwoch, 3. Juli 2013 um 10:01

Wer kann, arbeitet dieser Tage kürzer. Flexible Arbeitszeiten machen es möglich, auch ohne Urlaub mehr vom Sommer zu haben. Wer es sich also erlauben und leisten kann, fängt früh an und geht auch früh: Sport, Grillabend, Badesee & Co. rufen. Möglich ist dies freilich nur, wenn die Arbeitsleistung auch stimmt.

Ein Drittel der Arbeitszeit wird verschwendet

zeitdruckBedenkt man, dass laut Studien rund ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet wird,  lohnt es sich, die eigene Effizienz zu verbessern. Wie das funktionierten kann, erklärt Günter Markowitz, Leiter des Lehrganges für Lean Management am WIFI Steiermark. „Lean Management ist das Verhindern von Ressourcenverschwendungen auf allen Ebenen. Es geht beispielsweise darum, Stress, Wiederholungen, Fehler und Durchlaufzeiten zu reduzieren und Arbeitsplätze, Prozesse und die Teamarbeit zu verbessern.“ Im Idealfall arbeitet freilich das gesamte Unternehmen effizient, unabhängig davon kann jeder einzelne Mitarbeiter dazu beitragen, seine Arbeit ohne Ressourcen- und somit auch Zeitverschwendung zu erledigen.

Die sechs Schritte zu mehr Effizienz

Günter Markowitz

Günter Markowitz

1. Zeitkiller erkennen: Wer kennt das Gefühl nicht, durchgehend gearbeitet aber doch nichts weitergebracht zu haben? Markowitz empfiehlt: „Notieren Sie sich zwei Wochen lang mehrmals täglich, ob und wodurch Sie in den letzten Stunden Zeit verschwendet haben. So erkennt man schnell und einfach seine für Stress sorgenden Zeitkiller.“ Will man diese bekämpfen, sollte man mit kleinen Schritten anfangen – denn Veränderungen sind schwierig und Routinen meist hartnäckig. „Fokussieren Sie auf einzelne Zeitkiller, setzen Sie sich konkrete Ziele und überprüfen sie auch deren Erfolg“, so Markowitz.

Das Wichtigste liegt nicht von selbst oben auf

aktenstapel2. Prioritäten setzen: Der Begriff leitet sich am vom Lateinischen „prior = der Vordere“ und bedeutet nichts anderes, als dass Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden sollen. Dies ist das komplette Gegenteil davon, Papierstapel stur und ohen Rücksicht auf Verluste von Oben nach Unten abzuarbeiten. Das Problem hierbei ist nämlich: Nicht immer liegt das Wichtigste oben auf. To-Do-Listen helfen ebenso wie Deadlines im Kalender.

3. Struktur in die Arbeit bringen: Strukturiertes arbeiten spart Zeit und Nerven. Der Experte empfiehlt die so genannte 5S-Methode: Sortieren, Setzen bzw. Anordnen, Sauberkeit, Standardisierung und Selbstdisziplin.

Fünf Minuten täglich für mehr Ordnung

teamarbeit4. Ordnung halten: Fünf Minuten oder weniger am Tag investiert und der Arbeitsplatz bleibt übersichtlich.

5. Der eigenen E-Mails Herr werden: Täglich werden weltweit 247 Milliarden E-Mails verschickt, 80 Prozent davon sind Spam oder Werbung. Wer selbst gezielt E-Mails versendet, wird auch weniger erhalten. Wichtiges Aufheben und Ordnerstrukturen – etwa in Outlook – helfen dabei, den Überblick zu behalten.

6. An einem Strang ziehen: Gemeinsam im Team arbeiten, sich über Erfolge und Misserfolge auf dem Laufenden halten und sich zudem gegenseitig motivieren. „Lean Management lebt von Teamarbeit“, betont Markowitz.

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Heike Frenner

Heike Frenner schreibt seit April 2012 für karriere.at In nächster Zeit jedoch nicht so oft und vermutlich mit leichtem Baby-Schwerpunkt.

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