Kampf der E-Mail-Flut: Acht Tipps und ein innovatives Projekt für mehr Disziplin

von in Arbeitsleben am Montag, 8. September 2014 um 10:40

E-Mails sind schnell, direkt – und können dem Empfänger viel Zeit (und Nerven) stehlen. Die elektronische Post und Besprechungen sind laut einer Studie der Unternehmensberatung Bain die größten Zeiträuber in Unternehmen. Führungskräfte erhalten demnach rund 30.000 E-Mails pro Jahr. Aber auch wer keinen Managerposten bekleidet weiß: Die schnelle Post wird oft zur Plage. Das Projekt Shortwhale hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Flut an E-Mails einzudämmen.

Qualität statt Quantität im Postfach

Office DeskEin neues System zum Umgang mit E-Mails haben sich der Verhaltensforscher Dan Ariely und Wuala-Gründer Dominik Grolimund überlegt. Shortwhale ist eine Website, auf der man ein persönliches Profil mit individuellen Präferenzen hinsichtlich E-Mails hinterlegt. Ziel des Projektes ist es, die Qualität von E-Mails zu verbessern und Absender zu mehr Disziplin anzuregen: Kürzer, qualitätvoller und prägnanter sollen die Nachrichten werden.

Kurz und bündig statt langer Texte

ShortwhaleDas Kontaktformular auf Shortwhale ist übersichtlich, die Nachrichtenlänge auf 500 Zeichen begrenzt. Absender können angeben, ob und bis wann sie eine Antwort benötigen. In manchen Fällen beantworten bereits die FAQs des Profilbesitzers Anliegen potenzieller Absender. Den Link zum persönlichen Shortwhale-Profil kann man in die Signatur seiner E-Mails einbinden (wie sinnvoll das ist und ob jemand von E-Mail auf Shortwhale switcht sei dahingestellt) oder auf der eigene Website statt einer E-Mail-Adresse angeben. Für die Anmeldung auf Shortwhale wird ein Twitter-Konto benötigt. Das hat allerdings den Vorteil, dass man sich nicht noch einen Benutzernamen und ein Passwort für einen Online-Account merken muss.

Tipps, um sich aus der Knechtschaft seines Postfachs zu befreien

Für alle, die sich in keine Alternative wie Shortwhale flüchten können:

  • Nur ein leerer Posteingang ist ein guter Posteingang
    Was in der Inbox landet, sollte wie eine To Do-Liste abgearbeitet werden: Beantworten, löschen, weiterleiten und in den richtigen Ordner oder das Archiv verschieben. Am Ende des Arbeitstages sollte der Posteingang leer sein.
  • E-Mails mit System bearbeiten
    Für Nachrichten, bei denen die Bearbeitungszeit unter drei Minuten liegt, gilt: Sofort bearbeiten, beantworten oder Anhänge abspeichern. Was mehr Zeit in Anspruch nimmt, in einen Ordner verschieben, dessen Inhalt noch am selben Tag abgearbeitet wird.
  • Sinnvolle Ordnerstruktur schaffen
    Die Ordnerstruktur muss der persönlichen Arbeitsweise angepasst werden. Das können Ordner für verschiedene Projekte sein, oder man sortiert seine Post nach Prioritäten, Kunden, Quelle, Teams etc. Manche bevorzugen auch eine zeitliche Staffelung. Alles, was man in den Ordner „Heute“ verschiebt, muss dann am selben Tag noch abgearbeitet werden.
  • Wichtige E-Mails timen
    Möchte man die Bearbeitung im Kalender timen, zieht man im Outlook die E-Mail aus der Listenansicht auf seinen Kalender. Im neuen Bearbeitungsfenster dann Tag und Uhrzeit eintragen und sich an die Bearbeitung erinnern lassen.
  • Fixe Zeiten für die Bearbeitung
    Fixe Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails einplanen. Je nach Arbeitsumfeld im Stundentakt oder in längeren Intervallen. Dazwischen das Postfach schließen und nicht der Versuchung erliegen, im Minutentakt die E-Mails zu checken.
  • Benachrichtigungen ausschalten
    Die Benachrichtigungsfunktion holt einem mit jedem kleinen Pop-up aus der aktuellen Tätigkeit. Am besten abdrehen.
  • Telefon oder Instant Messaging
    Im E-Mail-Programm macht vor allem Kleinvieh Mist. Für das Einholen schneller Infos besser zum Telefon greifen oder einen Messaging-Dienst wie Skype nutzen. Auch lange Gruppendiskussionen (wohin in der Mittagspause, wer besorgt das Geschenk für die Kollegin etc.) müllen dann das Postfach nicht zu. Ob die Kommunikation über einen Messaging-Dienst funktioniert (und gewünscht ist), hängt natürlich auch vom Kommunikations-Hausbrauch des Arbeitgebers ab.
  • Postfach entrümpeln
    Regelmäßiger Großputz im Mailprogramm schadet nicht, im Lauf der Zeit sammelt sich viel Mist an: Newsletter, die man nicht mehr möchte, kann man in einem Rutsch abbestellen. Auch von Benachrichtigungen diverser Social Media Plattformen kann man sich getrost trennen.

Bildnachweis: TijanaM /Shutterstock; Rawpixel /Shutterstock; Shortwhale

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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