Arbeitszeit-Fresser: Acht Dinge, die Sie täglich vom Arbeiten abhalten

von in Arbeitsleben am Montag, 17. Januar 2011 um 12:14

Man kennt das: Die Arbeit türmt sich und man kommt und kommt nicht dazu, sie zu erledigen. Zuviel Anderes drängt einfach noch auf Erledigung: Ein übervoller Mail-Posteingang. Zigaretten zwischendurch. Die Online-Banking-Überweisung, zu der man zuhause nicht mehr gekommen ist. Und dann noch ein Meeting, das zwar Zeit in Anspruch nimmt, für den persönlichen Arbeitsfortschritt aber nur bedingt nutzvoll war. Bis zu vier von zehn Arbeitsstunden verstreichen aufgrund von mangelnden Strukturen und Kommunikationsmängeln, besagt eine Studie. Wir geben den Dingen einen Namen: Acht Dinge, die Sie täglich vom Arbeiten abhalten. Und: Zehn Wege, wie Sie effektiver werden.

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Expertin Christa Schirl-Russegger nennt es „Selbst-Sabotage“. Wenn man sich den Arbeitstag künstlich verlängert, weil man vor lauter To-Dos nicht zur eigentlichen Arbeit kommt. Wir haben uns überlegt: Was sind aber diese Dinge, die man tagtäglich im Büro tut? Welche „Ratten“ nagen am Arbeitszeit-Konto und lassen die produktiv genutzte Zeit immer kleiner werden? Damit nicht noch mehr Zeit für’s Lesen draufgeht: Gleich zu den Top-Ten!

Problem: Fehlende Tagesstruktur.

Wer den Tag ohne Überblick über seine Tagesaufgaben angeht, fällt leichter der Versuchung zum Opfer, sich durch andere Dinge ablenken zu lassen. Einerseits, weil man leichter auf seine Tasks vergisst, andererseits weil man zum effektiven Arbeiten auch einen Minimum an Nachdruck braucht.
Lösungsansatz: Ist man nicht fähig, diese Selbstmotivation aufzubringen,  sollte man sich einfacher Hilfsmittel bedienen. Von der To-Do-Liste bis zu selbst gewählten Deadlines – welche Tricks man anwenden kann, haben wir in unseren 10 Tipps zur Selbstmotivation bereits aufgelistet.

Problem: Unordnung.

Wo habe ich das Formular bloß? Wo ist mein Leuchtstift? Wo finde ich das gesuchte Dokument in den unendlichen Weiten meines Rechners? Unordnung ist ein größerer Zeitfresser als viele denken. Denn sie steht oft am Anfang einer Kette, die das ganze System langsamer macht. Wer schon lange suchen muss, bis er die gewünschten Daten oder Mittel zum Bearbeiten oder Weiterleiten findet, beginnt das Projekt dann schon mit mehr Stress, weil weniger Zeit für anderes bleibt.
Lösungsansatz: Unordnung ist eines der wenigen Probleme, die sich wirklich leicht vermeiden lassen. Wer im Chaos lebt, muss nur einmal die Überwindung haben, auszumisten. Wirklich alles: Vom Desktop bis hin zu den Schreibtischladen. Sich dann ein System überlegen (Ordner, Kästen, Stapel) und – jetzt kommt das schwierigste – dann auch jeden Tag einhalten.

Problem: Rauchen.

Jeder zweite Arbeitgeber ist laut karriere.at-Onlineumfrage überzeugt, dass Raucher wegen ihrer häufigeren Pausen weniger Arbeiten. Ob das wirklich so ist, oder ob Raucher durch die Pausen erholter und damit produktiver sind als ihre Kollegen wird wohl ewig ein Streitfall bleiben. Was jedoch Fakt ist: Raucher haben ein Problem mehr, das sie vom Job ablenkt.
Lösungsansatz: „Rauchen aufhören“ will nun wohl kein Raucher hören. Sagen wir deshalb auch nicht. Ein Ansatz wäre aber, jede Zigarette zu hinterfragen: Gehe ich mit ins Raucherzimmer, weil ich selbst eine rauchen möchte oder einfach, weil ich froh über die Ablenkung bin? Habe ich nicht vor zehn Minuten eine Rauchpause gemacht? Passt mir die zeitliche Unterbrechung jetzt wirklich ins Tageskonzept?

Problem: E-Mail-Flut.

Wenn das Postfach immer randvoll ist, verursacht das Stress – weil ein nicht zu verachtender Prozentsatz an Arbeitszeit allein damit draufgeht, die Mails in die Kategorien „wichtig“ oder „unwichtig“ zu klassifizieren. Was noch dazukommt: Lesen, beantworten, bearbeiten, …
Lösungsansatz: Checken, ob jedes interne Mail auch notwendig ist. Muss jedes Protokoll jeder bekommen? Muss jeder wissen, was die andere Abteilung so macht? Wird das Wissensmanagement in einem Unternehmen ausschließlich via Mail organisiert, wäre eine Umfrage unter den Mitarbeitern, ob sie nicht lieber mit einem Unternehmens-Wiki oder internen Blog arbeiten würden, vielleicht angebracht. Denn dort nachzuschauen geschieht eher, wenn es Zeitfenster zulassen.
Lösungsansatz: Private Mails sollten ausschließlich auf den privaten Account laufen und nicht in der Arbeit zur Belastung werden. Und: Newsletter lassen sich auch abbestellen.

Problem: Meetings.

Besprechungen und Sitzungen: Jeder kennt das Gefühl, wenn der Tag mit Meetings dermaßen verplant ist, dass man abends feststellt „Hätte ich einfach dahingearbeitet, wäre uns allen mehr geholfen gewesen.“ Was tun? Sitzungen einfach zu „spritzen“, geht ja wohl nicht.
Lösungsansatz: Klären Sie mit Ihren Vorgesetzten, welche Meetings für Sie zur Koordination wichtig sind und welche nicht unbedingt die Anwesenheit der gesamten Mannschaft erfordern. Für einzelne Aspekte kann man ja später oder spontan zu Sitzungen dazugerufen werden oder später dazustoßen.

Problem: Social Media.

Mittlerweile ein nicht mehr zu vernachlässigender Faktor. Nicht ohne Grund sperren viele Arbeitgeber Facebook und Konsorten für ihre Firmensysteme. Auch karriere.at beschäftigt sich in der aktuellen Online-Umfrage mit dieser Frage (Gleich abstimmen!!!)
Lösungsansatz: Gibt es vom Arbeitgeber keinerlei Regeln, was die Nutzung von Social Media betrifft, hilft nur, streng zu sich selbst zu sein. Wer ständig seine Pinnwand checkt, am Tag 300 Mal „gefällt mir“ klickt und laufend am Kommentieren ist, sollte sich einmal die Frage stellen, wie viel Zeit allein zum Lesen der Postings anderer draufgeht.

Problem: Tratsch.

Muss sein, hebt die Arbeitsmoral und ist für ein positives Arbeitsklima unerlässlich. Es verlangt einfach auch die Höflichkeit, sich zu erkundigen, was der Büronachbar am Wochenende gemacht hat, ob dessen Kind wieder gesund ist oder wohin der Urlaub gehen soll. Privater Tratsch – auch über Handy und Festnetz fällt aber nicht erst auf lange Sicht negativ auf, unterbricht den Arbeitsfluss und stört zudem Arbeitskollegen.
Lösungsansatz: Wenn Sie merken, dass Sie ständig am Austauschen von Privatinfos sind und Ihnen dies die Arbeitszeit „killt“, können in vielen Fällen auch dieselben Mittel zur Tages-Strukturierung wirken, wie bei Punkt eins: Nämlich als höfliche Ausrede. „Du, sorry – ich muss wieder zurück an den Schreibtisch, ich komm heute sonst nicht zusammen mit meiner Arbeit…“, versteht jeder Kollege und hilft, 15-Minuten-Tratschereien auf die wichtigen fünf Minuten zu reduzieren.

Problem: Müdigkeit.

65 Prozent der Arbeitnehmer fühlen sich nicht richtig ausgeschlafen, zehn Prozent gaben in einer karriere.at-Onlineumfrage zum Thema an, täglich so müde zu sein, dass sie am Vormittag nur schwer arbeiten könnten. Was aber tun, wenn Kaffee allein nicht mehr ausreicht?
Lösungsansatz: Wenn der Körper nach einem anderen Verhältnis Wachzeit-Schlafzeit schreit, sollte man dieser Forderung nachgeben: Rhythmus antrainieren, Rituale finden, nichts Schweres mehr essen am Abend… Welche Tipps auch wirklich sinnvoll sind, lesen Sie in unserem Artikel „Wer kürzer schläft, ist länger wach – und im Büro müde. Acht Tipps für besseren Schlaf.

Christoph Weissenböck

Christoph Weissenböck macht Kommunikation bei karriere.at. Und dazwischen Blogposts. Schreiben ist für ihn mehr als ein Job.

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