Businesstalk: „Hart in der Sache, weich zum Menschen“

von in Arbeitsleben am Montag, 24. September 2012 um 10:25

Auf Gespräche vorbereiten? Schriftlich? Warum bloß? Damit die Kommunikation funktioniert. Denn die Ursache für die meisten Konflikte liegt, wie Managementtrainerin Monika Heilmann erklärt, in falscher Kommunikation. Je öfter man übt, desto besser kann man auch in Situationen reagieren, auf die man sich nicht vorbereiten kann. Was Kommunikation mit Selbstwert und Mut zu tun hat, und wieso es gut sein kann, Nein zu sagen, erklärt die Expertin im Interview.

Selbstsicherer in spontanen Gesprächen

Frau Heilmann, Ihr neues Buch „Win-Win-Gespräche“ trägt den Untertitel „Gelassen reden“. Wie kann man gelassen reden?

Monika Heilmann

Monika Heilmann: Wichtig ist, sich zuerst auf das Gespräch vorzubereiten. Wenige Menschen tun das und die wenigsten schriftlich. Aber man sollte sich Zeit für die Vorbereitung nehmen, wenn es auch nur zehn Minuten sind. Denn auch wenn man sich auf viele Situationen nicht vorbereiten kann, hilft jegleiche Vorbereitung dabei, in spontanen Situationen angemessen zu reagieren. Man sollte sich dazu Fragen stellen wie: „Was will ich erreichen?“,  „Was sind meine Ziele und Argumente?“ und, ganz wichtig, „Was will mein Gegenüber?“ Das größte Problem ist, dass sich die wenigsten auf Gespräche vorbereiten und wenn, dann eben nur auf spezielle Termine wie etwa Gehaltsverhandlungen oder bedeutsame Meetings. Wenn ein berufliches Gespräch hingegen kurzfristig hereinbricht, kann man sich aber nicht vorbereiten. Je öfter und intensiver man sich jedoch in der Vergangenheit auf Gespräche vorbereitet hat, desto leichter besteht man auch solche Unterhaltungen. Man wird durch die Übung einfach selbstsicherer beim Führen von spontanen Gesprächen.

„Auch einmal Nein sagen“

Man sollte aber auch den Mut haben, zu sich zu stehen und sich trauen, Nein zu sagen oder um einen Aufschub zu bitten. Wird man zum Beispiel vom Chef zwischen Tür und Angel um seine Meinung gebeten, könnte die Antwort lauten: „Dazu kann ich jetzt noch nichts sagen“ oder „Darauf muss ich mich erst vorbereiten“. Natürlich sollte man diese Vorgehensweise aber auch nicht überstrapazieren, da man so seine Kompetenz untergraben könnte.

Auch auf alltägliche Gespräche vorbereiten

Wie bereitet man sich am besten vor? Gibt es spezielle Übungen oder Checklisten?

Monika Heilmann: In meinem Buch gibt es Checklisten zur Gesprächsvorbereitung. In ganz alltäglichen Situationen, wie einem Arztbesuch etwa, sollte man sich vorher fragen: „Was will ich?“, „Was erwarte ich mir?“ Bereitet man sich hingegen auf ein Gehaltsgespräch vor, sollte man sich vorab Fragen beantworten wie: „Was habe ich zu bieten?“ und „Wie kann ich mich verkaufen?“. Zudem sollte man ganz allgemein offene aber auch geschlossene Fragen beherrschen. Denn gute Gesprächspartner stellen mehr Fragen, als sie Behauptungen aufstellen. Denn es geht ja schließlich darum herauszufinden, was der andere möchte.

„Meistens vermuten wir nur, wissen es aber nicht“

Durch Fragen bekommt man Hintergrundinformation und erfährt mehr. Meistens vermuten wir Menschen in Gesprächen nur, und wissen es aber nicht. Insgesamt ist die Kommunikation in Unternehmen aber auch im Alltag mangelhaft und genau dies ist die Ursache für viele Konflikte.

Was soll man tun, wenn Kommunikation schief geht?

Monika Heilmann: Die meisten Konflikte basieren auf Missverständnissen und diese sollte man sobald wie möglich ansprechen. Wenn man Kritik anmerkt ist es wichtig, dies richtig zu machen. Ich rate dazu, Ich-Botschaften zu senden, anstatt Schuldzuweisungen zu machen. Man sollte also sagen: „Ich bin verärgert …“ oder „Ich bin wütend …“ und somit die eigenen Empfindungen aufzeigen, dann die Situation sachlich schildern und nicht mit dem Zeigefinger auf den anderen zeigen und sagen „Du bist schuld dass …“ Es geht darum, die eigenen Empfindungen zu schildern anstatt anderen Menschen Vorwürfe zu machen.

„Hart in der Sache, weich zum Menschen“

Und wenn in einer Diskussion keine Lösung in Sicht scheint?

Monika Heilmann: Wenn sich ein Gespräch verfährt, kann man zum Beispiel eine Pause machen. Lüften, einen Kaffee trinken und ein paar Schritte gehen hilft, wenn die Stimmung aggressiv ist oder es gar zu persönlichen Angriffen kommt. Nach der Pause sollte man schauen, an welchem inhaltlichen Punkt des Gesprächs man aufgehört hat und wo es sinnvoll ist, dieses wieder aufzunehmen. Am besten ist aber natürlich, wenn es gar nicht soweit kommt. Es geht darum, die grundlegenden Kommunikationstechniken zu befolgen. Dazu gehören unter anderem die Ich-Botschaften, die Frageformen, das Geben von Feedback, das Interesse am Anderen sowie das aktive Zuhören. Vorbereitung ist dabei die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die wertschätzende Haltung, getreu dem Motto: Hart in der Sache, weich zum Menschen.

Geheim-Tipp für die schwierigsten Gespräche

Gespräche werden übrigens dann zur Herausforderung, wenn einem der andere nicht sympathisch ist. Man sollte sich in der Einstellung üben: Ich setze mich mit der Person zusammen, weil wir eine gemeinsame Lösung finden oder eine Aufgabe lösen müssen. Meinen Seminarteilnehmern sage ich immer: „Sie müssen Ihren Gesprächspartner ja nicht heiraten, es geht nur um ein gutes Ergebnis.“ Ziel ist es auch dann, wenn einem jemand nicht liegt, geschäftlich gute und langfristige Beziehungen aufbauen zu können und der Sache wegen zu versuchen, den anderen zu schätzen.

Zur Person: Monika Heilmann

Monika Heilmann ist Managementtrainerin und Coach, seit sieben Jahren ist die Autorin selbständig. Ihr aktuelles Buch „Win-Win-Gespräche“ ist im August erschienen.

Bildnachweis: nailiaschwarz / Quelle Photocase, Heilmann

Heike Frenner

Heike Frenner schreibt seit April 2012 für karriere.at In nächster Zeit jedoch nicht so oft und vermutlich mit leichtem Baby-Schwerpunkt.

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