Die E-Mail Invasion – 5 Wege für eine bessere Büro-Kommunikation

von in Arbeitsleben am Mittwoch, 7. Dezember 2011 um 13:42

Sie haben Post. Oder Ding-Dong. Oder Blink-Blink. Kommt Ihnen das bekannt vor? E-Mails können eine richtige Plage sein! Nirgendwo ist man vor ihnen sicher. Denn ob man will oder nicht, E-Mails kommen an! Dann ist es an Ihnen sie abzuarbeiten, zu beantworten oder weiterzuleiten. Experten meinen, dass weltweit pro Sekunde 2,8 Millionen E-Mails versendet werden! Das lenkt mitunter so ab, dass es mittlerweile Unternehmen gibt, die den E-Mail Verkehr intern verbieten. Hat man bei dieser E-Mail-Flut überhaupt noch Zeit für die eigentliche Arbeit?

Vorweihnachtszeit ist E-Mail-Flut-Zeit! Sicherlich durften Sie sich auch schon an den animierten Flash-Präsentationen erfreuen, die Ihnen aufmerksame Kollegen weitergeleitet haben. An sich eine freundliche Geste, aber muss diese wirklich per E-Mail verschickt werden? Alle paar Minuten blinkt das Postfach und gibt warnende Signaltöne ab. Das unterbricht nicht nur die Arbeit, sondern wirkt sich auch auf die Konzentration aus. Die Folge: Geringere Produktivität. Bis man wieder in den Arbeitsrhythmus hineingefunden hat, trudeln schon die nächsten „wichtigen“ E-Mails ein.

E-Mail Verbot im Büro

Der französische Ex-Finanzminister und heutige Chef des IT-Unternehmens Atos, Thierry Breton, greift auf unkonventionelle Weise hart ein. Er schreibt seinen Mitarbeitern vor, binnen 18 Monate den gesamten internen E-Mail-Verkehr einzustellen und die Kommunikation nur noch via Instant Messaging oder Social-Media Plattformen laufen zu lassen. 200 E-Mails bekommt jeder Atos Mitarbeiter täglich und davon seien gerade mal 10 Prozent nutzbringend, rechtfertig er seine Entscheidung. Zwischen fünf und 20 Stunden würden seine Mitarbeiter allein für das Abarbeiten der E-Mails benötigen. Werden die Mitarbeiter aus der Konzentration gerissen, brauchen sie mindestens 1 Minute, um den Fokus wieder auf die Arbeit zu bekommen. Auch nach Feierabend würden die Mitarbeiter von zu Hause aus weiter E-Mails beantworten. Konzernchef Kasper Rorsted vom deutschen Henkel-Konzern hat ebenfalls ein Verbot für E-Mails eingeführt. Gültig allerdings nur während der Weihnachtsfeiertage! Nur im Notfall sollen die Mitarbeiter E-Mails verschicken.

Überall erreichbar via Smartphone

Wie Breton schon richtig sagte, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Und Mobiltelefone mit E-Mail Funktion tragen ihres dazu bei. Auch nach Feierabend bekommt man die E-Mails aus dem Büro live nach Hause. Ignorieren geht nicht. Es könnte ja schließlich eine dringende Aufgabe sein. Die eigene Work-Life-Balance leidet darunter, da man auch zu Hause nicht abschalten kann. Auch bei Sitzungen sind die technischen Gadgets eher kontraproduktiv. Statt sich auf den Inhalt des Gesprächs zu konzentrieren, beantwortet man weiterhin E-Mails und benötigt dann am Ende der Sitzung eine Zusammenfassung, da man kopftechnisch ganz wo anders war. Wieder eine E-Mail mehr!

Alt trifft neu!

Weltweit schätzen Forscher die Zahl der angemeldeten E-Mail Accounts auf 3,1 Milliarden mit Tendenz nach oben! Ist die E-Mail zum einzig möglichen Kommunikations-Kanal geworden? karriere.at hat nachgeforscht und fünf alternative Methoden gefunden:

  • Todo Listen
    Jeder hat sie – manche können nicht ohne sie, andere hassen sie! Aber sie sind effizient und übersichtlich. Außerdem fördern sie die Motivation! Je mehr Punkte man abgehakt hat, umso mehr freut man sich darüber, was man alles erledigt hat. Todo Listen gibt es auch digital in modernen Projektmanagement-Systemen, wo der Chef, aber auch andere Mitarbeiter Aufgaben erstellen können, ohne extra Dutzende Mails dafür zu verfassen!
  • Post-its
    Eine kleine aber dennoch dringende Erinnerung. Nehmen Sie doch das alte gut-bewährte Post-it. Umso dringender die Tätigkeit, umso greller die Farbe! Der Empfänger wird so eher erinnert, als wenn Sie ihm drei Erinnerungen per E-Mail senden!
  • Soziale Netzwerke
    Vor allem für private Nachrichten, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, sind soziale Netzwerke sicherlich besser geeignet. Aber auch Business-Plattformen werden immer häufiger von Unternehmen für den Kundenkontakt genutzt. Diese Methode ist zwar noch nicht wirklich State-of-the-Art, dennoch aber im Auge zu behalten.
  • Clouds und virtuelle Speichermedien
    Ein großes Problem bei der E-Mail Kommunikation sind vor allem die großen Dateianhänge. Um diese zu vermeiden, laden sie Bilder, Dokumente und Präsentationen einfach auf einen virtuellen Speicherplatz und senden Sie dem Empfänger nur den Link dorthin. Das spart dem Server Mühe und Ihnen Zeit!
  • Gespräch
    Neben dem Telefongespräch ist das Face2Face Gespräch mit großem Abstand die effektivste und auch einfachste Möglichkeit, um E-Mail Traffic zu vermeiden. Was man in fünf Minuten unter vier Augen bespricht, würde erst in drei bis vier E-Mails geklärt sein. Ja die Methode ist alt aber vor allem altbewährt. Weiters stärkt das auch die Kommunikation unter den Kollegen und letztlich den Zusammenhalt!

Feiertag in Sicht!

E-Mails, Telefon, Methoden alles schön und gut, aber das Wichtigste ist folgendes: Schalten Sie einfach mal ab! Und zwar alles. Morgen ist ein Feiertag und Sie haben Zeit für sich und Ihre Lieben! Das bedeutet: Firmen-Handy aus, Firmen E-Mail Account aus und vor allem Kopf auf Freizeit umschalten!

So wichtig es ist, in der Arbeit volle Konzentration zu zeigen, umso wichtiger ist es auch, einmal abschalten zu können. Die ganzen E-Mails und Nachrichten laufen Ihnen nicht davon. Spätestens am nächsten Arbeitstag haben Sie wieder die Möglichkeit voll und ganz für Ihre Arbeit da zu sein!

Bildnachweis: www.istockphoto.com

Redaktion

Durch die Nutzung unserer Angebote erklärst du dich mit dem Setzen von Cookies einverstanden. Mehr erfahren