Wenn E-Mails nerven: Acht Alternativen zur elektronischen Post

von in Arbeitsleben am Mittwoch, 28. Januar 2015 um 11:34

Hand aufs Herz: Wieviele E-Mails, die täglich im Postfach eintrudeln, sind wirklich informativ oder nützlich? Und welche wandern sofort in die virtuelle Rundablage? Schenkt man einer aktuellen Studie Glauben, sammeln sich in einem durchschnittlichen Postfach rund 2.000 unnötige E-Mails jährlich. Vielleicht höchste Zeit, seine Kommunikationswege zu überdenken und lieber zu Telefon oder Instant Messenger zu greifen?

Haben E-Mails ausgedient?

Reden ist out – E-Mails sind in. Sehr zum Leidwesen aller, deren Postfach mit mehr oder weniger wichtigen E-Mails gefüllt wird. Eine Studie von Sennheiser Communications unter 2.000 britischen Büroangestellten ergab, dass sich im Postfach einer Bürokraft jährlich rund 2.000 unnötige E-Mails sammeln. Grund dafür ist meistens, dass der Absender ein (unangenehmes) Telefonat oder Gespräch umgehen möchte. Hat die E-Mail 40 Jahre nach ihrer Erfindung ausgedient?

Reden ist Silber, E-Mail ist Gold?

Spendenaufrufe, Mitteilungen zur Teeküche, Weihnachtsgrüße oder Beschwerden über zugeparkte Autos – dazu werden besonders oft Mitteilungen verschickt. 53 Prozent der befragten Studienteilnehmer gaben an, dass sie häufige Anrufe lieber hätten, als massenhaft E-Mails zu empfangen. Klar ist: Möchte man viele Kollegen auf einen Schlag erreichen, kann man nicht zum Telefon greifen und alle durchtelefonieren. Oft befinden sich Absender und Empfänger einer E-Mail aber im selben Raum.

Lesen, ärgern, löschen.

Die Hälfte der Befragten ärgert sich, wenn der unmittelbare Sitznachbar per E-Mail mit ihnen kommuniziert. Und weil die schriftliche Kommunikation nicht vor Fehlern gefeit ist, ist es 38 Prozent der Befragten bereits einmal passiert, dass sie durch ungeschickte Formulierungen falsch verstanden wurden. Statt der eigentlichen Information kommen dann Sarkasmus, Beschimpfung oder Beleidigungen beim Empfänger an. Wer gehofft hatte, dass Kettenbriefe ausgestorben sind, wird leider enttäuscht: Die nervigen Copy and Paste-Mails voller Engel oder Hiobsbotschaften existieren leider immer noch. Sie sind bei den Befragten genauso verhasst wie E-Mails mit fragwürdigem Informationsgehalt zum Kühlschrankinhalt der Büroküche oder Ermahnungen und Verhaltensvorschriften.

Alternativen zur E-Mail

Lesen, sortieren, weiterleiten, antworten, im Archiv abspeichern – E-Mails machen oft ganz schön viel Arbeit. Manche Unternehmen haben der elektronischen Post bereits den Kampf angesagt und steigen auf alternative Kommunikationswege um.

  • Skype & Co.
    Wenn E-Mails als Chatprogramm missbraucht werden, ist es höchste Zeit, über den Umstieg auf einen Messengerdienst wie Skype oder Adium nachzudenken.
  • Doodle
    Gutes Tool  zur Terminfindung. Alle eingeladenen Teilnehmer stimmen auf Doodle über Terminvorschläge ab. Ein Mail zum Ausschicken der Abstimmung reicht aus.
  • Google Docs
    Der Webdienst Google Docs ermöglicht es mehreren Personen, an gemeinsamen Dokumenten zu arbeiten.
  • Trillian
    Eine Anwendung für mehrere Chat-Programme und Social Media-Plattformen – das ist Trillian. Für Skype, Faceboook oder MSN wird so nur noch eine Anwendung benötigt.
  • Dropbox
    Beim Versand großer Datenmengen stößt man bei E-Mail-Programmen schnell an seine Grenzen. Auf Dropbox kann man auch große Datenmengen hochladen und den Link einfach an den Empfänger schicken, der sich die benötigten Datein herunterladen kann.
  • Interner Blog
    Vom Speiseplan über neue Fuhrparkrichtlinien bis zur Anwesenheit des Betriebsarztes: Um Informationen für alle zugänglich zu machen, empfiehlt sich ein interner Firmenblog.
  • Telefon
    Um schnell Infos oder Entscheidungen abzufragen, geht nichts über das gute alte Telefon.
  • Projektbasierte Kommunikation
    Lösungen wie ChatGrape oder Slack eignen sich gut für projektbasierten Austausch und das Teilen von Dokumenten innerhalb eines Teams oder kleinen Unternehmen.

Bildnachweis: Gajus / Shutterstock

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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