Abwesenheitsnotizen, die Stiefkinder der Bürokommunikation

von in Arbeitsleben, HR am Donnerstag, 24. März 2016 um 11:26

Abwesenheitsnotizen – kennt man eine, kennt man fast alle. Meist wird auf Standardfloskeln zurückgegriffen, nur wenige Arbeitgeber berücksichtigen ihr Markenimage auch in ihren Abwesenheitsmeldungen. Eine Studie hat die Texte österreichischer Unternehmen analysiert und stellt fest, dass es oft sogar an den Basics mangelt.

Ab in den Urlaub! Davor gibt es aber noch eine allerletzte Sache zu erledigen: die Abwesenheitsnotiz. Vielleicht gibt es dafür eine offizielle Vorlage des Arbeitgebers, manchmal muss man sich selbst einen kurzen Text zurechtlegen. Wer viel per E-Mail kommuniziert, kennt Abwesenheitsnotizen in ihrer ganzen Vielfalt: Von informativ bis nichtssagend kann alles dabei sein.

Hallo! Ich bin zur Zeit nicht im Büro.

Die Agentur wortwelt hat 187 Abwesenheitsnotizen aus 150 österreichischen Unternehmen genauer untersucht. Das Resultat: Die Mehrheit der versandten Nachrichten strotzen vor Floskeln und Fehlern. Nur in fünf Fällen nutzten Unternehmen die Gelegenheit, neben Informationen auch ihr Markenimage über die Abwesenheitsnotiz zu transportieren. Im schlimmsten Fall mangelt es bereits an Basics wie einem freundlichen Gruß oder der Information, an welchen Kollegen man sich in Vertretung wenden darf. „Hallo, ich bin zurzeit nicht im Büro. Mails bleiben bis Donnerstag unbeantwortet!“

Ranking: Die häufigsten Floskeln

Diese Floskeln finden sich laut wortwelt-Studie am häufigsten in Abwesenheitsmeldungen:

  1. In dringenden Fällen wenden Sie sich / kontaktieren Sie …
  2. Vielen Dank für Ihre Nachricht/E-Mail …
  3. Ihr/e E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet …
  4. Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten/bearbeiten …
  5. Ich bin ab xx.xx.xxxx wieder erreichbar / im Haus …

Die ideale Notiz ist freundlich und informativ

Ein „Danke für Ihre Nachricht“ fehlt in mehr als der Hälfte aller Abwesenheitsnotizen, die wortwelt ausgewertet hat. 27 Prozent der Mitarbeiter geben keine Vertretung an, über das Datum ihrer Rückkehr breiten neun Prozent den Mantel des Schweigens. In fast 30 Prozent der Notizen haben sich Rechtschreibfehler eingeschlichen. „Abwesenheitsnotizen enttäuschen Erwartungen. Jemand will etwas von dir und du kannst nicht weiterhelfen. Da liegt es doch nahe, wenigstens freundlich zu sein. Im Idealfall zauberst du dem Absender oder der Absenderin ein Lächeln auf die Lippen“, sagt Monika Kriwan von wortwelt.

Vereinzelte Lichtblicke

Einige heimische Firmen haben sich für ihre Abwesenheitsmeldungen einprägsame und informative Texte einfallen lassen. Das Unternehmen Sonnentor versorgt seinen Abwesenheitsassistenten z.B. mit folgendem Text: Schön, dass Sie sich melden. Heut‘ geht die Sonne für Sie auf, auch wenn Sie mich erst am 21.9.2015 wieder erreichen. Gerne ist bis dahin mein Kollege xx für Sie da. Das SONNENTOR ist für Sie auch im Internet unter www.sonnentor.com geöffnet. Sonnige Grüße

Für alle, die ihre eigenen Infotexte überarbeiten möchten, hat wortwelt folgende Tipps:

  • Weniger ist mehr: Anrede oder Dankesworte dürfen fehlen, wenn der übrige Text zur Marke passt und perfekt sitzt. Ein Abschiedsgruß muss aber sein.
  • Für Unternehmensvorlagen gilt: Es darf auch ein bisschen mehr sein – z.B. durch vier bis fünf verschiedene Textvorlagen, die dem Team zur Auswahl stehen. Nichts ist langweiliger, als immer nur das Gleiche zu lesen.
  • Alle gemeinsam: Marke ist und bleibt ein Unternehmensprojekt, stümperhafte Abwesenheitsnotizen färben auch auf den Arbeitgeber ab.
  • Nicht auf das Rundherum vergessen: Wann braucht es überhaupt Abwesenheitsnotizen, bereits ab einem Tag außerhalb des Büros oder vielleicht erst ab drei? Richtlinien bringen Klarheit für alle Arbeitnehmer.
  • Lust machen auf die etwas andere Notiz: Hier ist die interne Kommunikation gefragt. In einem firmeninternen Wettbewerb könnten z.B. alle Mitarbeiter ihre Ideen für gelungene Abwesenheitsnotizen sammeln.

Bildnachweis: Who is Danny / Shutterstock

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.